Як самостійно впровадити Odoo?

На осінніх Odoo Days, організованих спілкою ОСА, команда Oblik-ERP виступила з доповіддю. Product Owner Світлана Кучеренко та Мар'яна Зелінська, операційна директорка в Oblik-ERP, зосередилися на питанні, чи може компанія самостійно впровадити Odoo та налаштувати регламентований облік без залучення партнера-інтегратора.

Спікерки розглянули досвід клієнтів, які обрали самостійне впровадження, та розповіли, як вони організували роботу, з якими труднощами зіткнулися і що варто врахувати компаніям, які планують пройти цей шлях.

Чому компанії обирають самостійне впровадження Odoo?

Потенційні клієнти часто ставлять питання команді Oblik-ERP про можливість розгорнути Odoo на власному сервері та впровадити систему без партнера-інтегратора. Тому команда вирішила проаналізувати досвід таких компаній. 

Світлана виділила два сценарії, за якими компанії приходять до самостійного впровадження. У першому випадку, клієнти спочатку залучають інтегратора, але співпраця не приносить очікуваного результату з різних причин. Наприклад, складнощі у взаємодії, перевищення бюджету, затримки або невідповідність результату очікуванням тощо. Після такого досвіду компанії вирішують розвивати власну команду та продовжувати впровадження самостійно.

За другим сценарієм компанії свідомо відмовляються від залучення інтегратора ще на старті. За спостереженнями команди Oblik-ERP, протягом останніх півтора року таких клієнтів стало більше. Серед причин - вимоги до безпеки даних, бажання самим визначати темп та розуміння, що систему доведеться постійно розвивати разом із бізнесом.

“Самостійне впровадження означає, що компанія проходить усі етапи власною командою. Розгорнути систему й почати в ній працювати недостатньо”, - зазначила Світлана 

 

Радимо також до прочитання статтю на тему Тренди ERP-систем у 2027 році та їхній вплив на бізнес

Що допомагає компаніям впровадити Odoo?

Аналізуючи досвід клієнтів, які самостійно впровадили Odoo з Oblik-ERP, команда виділила чотири спільні чинники успіху:

• Відповідальний за впровадження (ERP-чемпіон) - це людина, яка зацікавлена в розвитку системи, координує роботу команди та має підтримку й повноваження від керівництва. Цю роль можуть виконувати розробник, операційний директор або головний бухгалтер - посада не має великого значення.

• Залучені користувачі. Співробітники добре знають свої робочі операції, визначають можливості для автоматизації, проходять навчання й тестують нові функції разом із відповідальним за систему. Так компанія поступово накопичує власну експертизу.

• Використання штучного інтелекту. Усі опитані клієнти згадували інструменти ШІ як допоміжний ресурс під час впровадження ERP. Навіть компанії, які почали працювати з Odoo три-чотири роки тому, відзначали, що поява цих інструментів прискорила виконання окремих завдань з автоматизації.

• Залучення зовнішньої експертизи за потреби. Якщо внутрішня команда не може самостійно розв'язати певне завдання, вона звертається до фахівців Oblik-ERP або партнерів по консультацію чи допомогу з налаштуваннями.

При цьому більшість таких компаній працюють поза ІТ-сектором і на початку проєкту не мали великих технічних команд. Клієнти, які починали разом з Oblik-ERP, переважно обходилися без власних розробників, оскільки потребували кілька індивідуальних доопрацювань.

Досвід доводить, що для самостійного впровадження Odoo ERP важливі насамперед розподіл відповідальності, залученість користувачів й готовність розвивати внутрішню експертизу. Велика команда ІТ-фахівців не була обов'язковою умовою успіху в розглянутих проєктах.

Що блокує самостійне впровадження ERP?

За словами Світлани, найбільша складність — зрозуміти логіку Odoo та взаємозв'язки між операціями й налаштуваннями системи. Без цього команді складно визначити причину помилки, оцінити наслідки змін і вибрати правильний спосіб виконання завдання.

Тут проявляються й обмеження штучного інтелекту. ШІ може прискорити пошук рішень, але якість відповіді залежить від того, наскільки точно користувач сформулював завдання. Якщо людина ще не розуміє логіки системи, їй складно поставити правильне запитання та перевірити отриману рекомендацію. Тому навіть за активного використання штучного інтелекту компаніям потрібні консультації досвідчених фахівців. Іноді одного пояснення достатньо, щоб команда змогла самостійно продовжити роботу над кількома завданнями.

Корисно до ознайомлення Odoo 19 та Oblik-ERP: де закінчується платформа і починається український облік

Як підготувати компанію до самостійного впровадження Odoo?

Мар'яна Зелінська розповіла, що бізнесу варто оцінити перед початком, та запропонувала чотири практичні рекомендації.

1.Оцінити відповідність потреб компанії стандартному функціоналу Odoo. Передусім потрібно визначити, які робочі операції можна виконувати стандартним функціоналом Odoo та наскільки компанія готова змінювати звичний порядок роботи. Чим більше завдань покриває стандартний функціонал, тим менше додаткових налаштувань і розробок потребуватиме впровадження.

Перевірити можливості системи можна ще до старту проєкту. Odoo Online пропонує безкоштовний двотижневий пробний період, навчальні матеріали доступні у відкритому доступі, а в Odoo School можна змоделювати роботу власної компанії за підтримки ментора.

2. Перевірити покриття облікових потреб у Oblik-ERP. Наразі рішення покриває основні потреби регламентованого обліку компаній, що працюють у B2B-сегменті, зокрема у сфері продажів і послуг. Функціонал для роздрібної торгівлі перебуває в розробці.

Команда Oblik-ERP розвиває базовий обліковий функціонал для Odoo, який партнери можуть доповнювати галузевими рішеннями. Тому компаніям зі специфічними галузевими вимогами варто заздалегідь визначити, які завдання покриває готове рішення, а які потребуватимуть додаткових налаштувань або розробки.

3. Призначити відповідального за систему та забезпечити облікову експертизу. Як зазначали вище, у компанії має бути людина, яка координуватиме впровадження, ухвалюватиме рішення та працюватиме з користувачами - ERP-чемпіон.

Окремо потрібно визначити, хто відповідатиме за правильність облікових налаштувань, наприклад головний бухгалтер або фінансовий директор. Якщо внутрішній команді бракує компетенцій, варто залучити зовнішнього консультанта.

4. Запланувати період паралельного обліку. Під час переходу компанія може певний час вести облік у старій та новій системах, щоб порівнювати результати розрахунків та перевіряти коректність звітності. Для окремих проєктів такий період триває кілька місяців. Його тривалість варто визначати з урахуванням складності обліку та результатів перевірок.

Як організувати етапи впровадження?

За словами Мар'яни, послідовність робіт під час самостійного впровадження загалом така сама, як і в проєкті за участю інтегратора.

Спочатку компанія аналізує наявні операції. Також на цьому етапі корисно визначити завдання, автоматизація яких швидко дасть помітний результат і допоможе команді та керівництву оцінити можливості системи.

Далі починається налаштування Odoo, перевірка роботи окремих операцій, навчання користувачів і запуск. Після запуску команда продовжує вдосконалювати налаштування відповідно до потреб бізнесу.

Бізнесам, які впроваджують Odoo з нуля, рекомендується одразу встановлювати і Oblik-ERP, щоб налаштовувати операційну діяльність разом із регламентованим обліком. 

Що врахувати в бюджеті? 

Вартість Oblik-ERP складається з одноразового ліцензійного платежу, розмір якого залежить від кількості користувачів у базі, та доступу до оновлень. Оновлення охоплюють зміни відповідно до законодавства, нові функції, забезпечення сумісності з релізами Odoo та виправлення помилок. 

“Чим більше потреб компанії закривається стандартним функціоналом Odoo, тим швидшим і простішим буде впровадження”, - наголошує Маряна 

 

Коли для впровадження Odoo потрібна допомога інтегратора?

Компанії, які впроваджують Odoo самостійно, можуть користуватися навчальними матеріалами та підтримкою команди Oblik-ERP. Клієнтам доступні:

• документація, 

• відеоінструкції, 

• навчання в Odoo School із супроводом бізнес-аналітиків, які працюють над продуктом, 

• консультації з питань облікового функціоналу.

Запити клієнтів на вдосконалення системи команда враховує під час планування розвитку Oblik-ERP. Частина таких потреб згодом реалізується у стандартному функціоналі рішення, тож компаніям не доводиться замовляти окремі доопрацювання.

Водночас для складних проєктів рекомендується залучати сертифікованих партнерів. Насамперед ідеться про багатокомпанійний облік у різних юрисдикціях, складні інтеграції із зовнішніми системами та специфічні галузеві вимоги. 

Цікавою для вас буде дослідження Як обрати альтернативу 1С/BAS? Критерії вибору

Висновок

Самостійне впровадження Odoo потребує від компанії готовності взяти на себе відповідальність за всі етапи проєкту. Аналіз операцій, налаштування системи, тестування та навчання користувачів залишаються обов'язковими незалежно від участі інтегратора. 

Натомість компанія отримує більше контролю над впровадженням, самостійно визначає темп роботи та накопичує експертизу для подальшого розвитку Odoo. Саме готовність підтримувати й розвивати систему власними силами має бути основою рішення про такий формат впровадження.