Декларація платника єдиного податку

1. Що це

Декларація платника єдиного податку — документ системи, у якому збираються підсумки доходів підприємця за звітний період. Система бере дані з Реєстру доходів, рахує податок за формулами бланка й готує файл для програми подання звітності.

Бухоблік → Єдиний податок → Декларації платника ЄП

Декларація будується з трьох джерел:

• Реєстр доходів — підтверджені записи визначають доходи за групою єдиного податку та ставкою;
• картка компанії — звідси беруться реквізити платника, підпис і види діяльності;
• попередня декларація цього ж року — з неї береться сума, нарахована за попередній період.

Доходи й податок у декларації рахуються наростаючим підсумком з 1 січня. У декларації за півріччя стоїть дохід за січень–червень. Сума до сплати за період — різниця між податком з початку року й податком, уже нарахованим у попередній декларації.

Декларація розрахована на платника єдиного податку 3 групи, який не є платником ПДВ.

Група єдиного податку береться із запису Реєстру доходів. Якщо протягом звітного року платник перейшов з 1 групи на 2, а потім на 3, доходи кожної групи потрапляють у свій розділ бланка, і система враховує всі показники.

Бухгалтер працює з декларацією в такому порядку: створює документ, натискає «Генерувати», дописує в бланк показники, яких немає в системі, натискає «Підтвердити» й завантажує файл.

Зверніть увагу. Декларація формується як «Звітна». Типи «Звітна нова» та «Уточнююча» у системі поки не формуються. Додатки до декларації в цій статті не розглядаються.

Доступ. Декларацією користується роль «Бухгалтер». Пункт меню відображається лише компаніям, для яких у картці вказано спрощену систему оподаткування.

Декларація — робочий документ: бухгалтер вводить і виправляє в ній клітинки бланка. Книга обліку доходів лише показує дані Реєстру й у декларацію нічого не передає.

2. Що підготувати перед створенням

Записи Реєстру доходів. Записи за звітний період мають бути у стані «Підтверджено». Записи у стані «Чернетка» в декларацію не включаються. Кожен підтверджений запис має мати групу єдиного податку: за нею система визначає рядок бланка. Запис без групи є в Книзі обліку доходів, але в рядки 01–07 декларації не потрапляє.

Як працювати із записами Реєстру — у статтях «Реєстр доходів» та «Формування Реєстру доходів з банку. Журнал формувань».

Картка компанії. Система підставляє в декларацію реквізити платника з картки компанії. Перевірте такі поля:

Порожній реквізит не блокує формування: відповідна клітинка бланка лишається порожньою. Для завантаження файлу необхідні ЄДРПОУ, податкова інспекція, директор, податкова адреса й хоча б один вид діяльності з позначкою «Основний».

3. Як створити декларацію

Крок 1. Відкрийте Бухоблік → Єдиний податок → Декларації платника ЄП. У списку відображаються декларації активної компанії з колонками «Назва», «Номер», «Рік», «Звітний період», «Тип декларації», «Компанія», «Статус».

Крок 2. Натисніть «Новий».

Крок 3. Виберіть «Рік» і «Звітний період». Доступні чотири періоди: «I квартал», «півріччя», «три квартали», «рік». Період завжди починається 1 січня. Поля «Дата від» і «Дата до» система заповнює сама.

Крок 4. За потреби змініть «Назву». За замовчуванням вона має вигляд «ЄП півріччя 2026». Назва потрібна для зручності й у бланку не відображається.

Крок 5. За потреби поставте одну з особливих відміток:

• «Остання декларація у зв'язку з припиненням» — відмітка 8.1 бланка;
• «Остання декларація перед переходом на загальну систему» — відмітка 8.2 бланка.

Обидві відмітки одночасно поставити не можна. Відмітки відображаються в бланку й потрапляють у файл. На розрахунок вони не впливають.

Крок 6. Збережіть документ. Система присвоює «Номер» із нумерації компанії, документ отримує стан «Чернетка».

Поле «Тип декларації» містить три значення. Якщо вибрати «Звітна нова» або «Уточнююча», система повертає значення «Звітна» й показує повідомлення «Формування декларації типу «…» поки не підтримується.». Поля «Довідково» та «Місяць» доступні лише для читання.

Одна звітна декларація на період. Для однієї компанії, одного року й одного звітного періоду допускається одна декларація типу «Звітна». Перевіряються документи у станах «Чернетка», «Згенеровано» і «Підтверджено». Скасована декларація період не займає.

4. Як сформувати бланк

Крок 1. Відкрийте декларацію у стані «Чернетка» і натисніть «Генерувати».

Крок 2. Якщо за цей рік уже є декларація ранішого періоду, а декларації безпосередньо попереднього періоду немає, система попросить підтвердження. Умови й текст запиту описані в розділі 7.

Крок 3. Система заповнює документ:

• реквізити платника й підпис із картки компанії;
• рядки 01–07 із підтверджених записів Реєстру за групою та ставкою запису;
• рядки 13 і 24 із попередньої декларації;
• розрахункові рядки за формулами бланка;
• таблицю видів діяльності із закладки картки компанії;
• «Дату подання декларації» — дату формування.

Документ переходить у стан «Згенеровано», на закладці «Декларація» відображається бланк.

Сповіщення після формування. Формування завершується в будь-якому разі. Якщо в Реєстрі за період є записи, які не потрапили в декларацію, система показує окреме сповіщення про кожну причину. Сповіщення лишається на екрані, доки його не закрито.

Оновлення даних. Дані з Реєстру, попередньої декларації та картки компанії копіюються в декларацію один раз, під час формування. Подальші зміни в цих джерелах сформовану декларацію не змінюють. Щоб зібрати декларацію з поточних даних, скасуйте її, поверніть у чернетку дією «Зробити чернеткою» й сформуйте заново. Значення бланка та рядки видів діяльності при цьому очищаються.

5. Що вписує бухгалтер

Більшість клітинок бланка заповнюються системою. Бухгалтер вписує показники, яких у системі немає. Клітинка редагується натисканням у бланку, доки декларація має стан «Згенеровано».

Дату подання можна змінити, доки декларація не підтверджена. Якщо очистити клітинку дати, завантажити файл не вдасться: система вимагає дату. Повторне формування дату, вибрану вручну, не змінює.

Значення, виправлене вручну після формування, система не перезаписує. Рядки 01–07, 13 і 24 також можна виправити вручну. Розрахункові рядки перераховуються автоматично при зміні значень документа.

Значення клітинки перевіряється одразу. Повідомлення називає рядок бланка, наприклад: «Рядок 9 бланка приймає ціле невід'ємне число, а «-3» ним не є.»

Види діяльності (рядок 10). Таблиця відображається на формі декларації. Редагувати її в декларації неможливо: рядки не додаються, не змінюються й не видаляються. Система переносить усі рядки закладки «Види діяльності» картки компанії в тому самому порядку. Щоб виправити перелік, змініть закладку на картці компанії, скасуйте декларацію, поверніть її в чернетку й сформуйте заново.

6. Як рахуються суми

Підсумки розділів з доходами й податком система рахує за формулами бланка.

Нуль і порожнє значення. Це різні стани, система їх розрізняє:

• завжди 0,00: рядки 09, 10 і 21;
• 0,00, коли інших цифр у них немає: рядки 06, 08, 11, 12, 14.1, 14, 23 і 25;
• порожні, коли даних немає: рядки 01–05, 07, 13, 14.2, 15–20, 22, 24, 26–29, таблиці авансових внесків і позначки місяців.

Рядки 13 і 24 порожні в декларації за перший період року й тоді, коли попередньої декларації немає. Рядки 15–20 і 26–29 належать до блоку виправлення самостійно виявлених помилок. У цій версії вони лишаються порожніми.

Контроль суми до сплати. Доходи й податок у бланку ідуть з початку року, а сума до сплати — це різниця з попереднім періодом. Тому:

• рядок 14.1 дорівнює доходу звітного кварталу, помноженому на ставку групи;
• рядок 25 дорівнює доходу звітного кварталу, помноженому на 1 %.

Сума рядків 14.1 усіх декларацій року дорівнює рядку 12 річної декларації. Сума рядків 25 дорівнює рядку 23 річної. Рівність порушується, якщо ланцюг декларацій року перервано або якщо в Реєстрі за вже задекларований період з'явилися нові підтверджені записи.

7. Декларації за кілька періодів року

Протягом року подаються декларації за різні періоди. Система не обмежує, які з чотирьох періодів створює бухгалтер. Правило єдиності діє для пари «рік + період».

Рядки 13 і 24 система бере з декларації безпосередньо попереднього періоду того ж року:

Попередньою може стати декларація тієї самої компанії, того самого року, типу «Звітна», у стані «Згенеровано» або «Підтверджено». Чернетки й скасовані декларації не беруться. Система підставляє в поле «Попередня декларація» підходящу декларацію під час формування. До формування бухгалтер може вибрати іншу зі списку. Після формування поле не змінюється.

Якщо декларацію, названу попередньою, скасували або повернули в чернетку, посилання на неї очищається. Значення рядків 13 і 24, сформовані раніше, не змінюються.

Пропуск у ланцюгу. Пропуск виникає, коли декларації безпосередньо попереднього періоду немає, а за цей рік уже є раніша сформована або підтверджена декларація. Тоді після натискання «Генерувати» система питає:

Розрив у ланцюгу декларацій 2026 року: декларації за «три квартали» немає. Рядки 13 і 24 не заповняться, тому рядки 14.1 і 25 покажуть суму, нараховану з початку року, а не різницю до сплати за цей період. Продовжити?

Кнопка «Підтвердити» продовжує формування: рядки 13 і 24 лишаються порожніми. Кнопка «Скасувати» залишає декларацію в чернетці. Бухгалтер може створити пропущену декларацію або вписати рядки 13 і 24 вручну у сформованому бланку.

Якщо раніших декларацій року немає взагалі (наприклад, платник зареєструвався в квітні й починає рік з півріччя), запит не з'являється.

8. Стани документа й кнопки

Підтвердження. Кнопка «Підтвердити» означає, що декларацію перевірено. Після цього бланк закривається від змін, а виправлені вручну значення зберігаються. Подання декларації до контролюючого органу виконується поза системою, а строки подання система не відстежує.

Повернення в чернетку. Кнопка «Зробити чернеткою» доступна з підтвердженої та скасованої декларації. Система запитує: «Повернути декларацію в чернетку? Згенеровані значення буде очищено.» Після підтвердження бланк, дата формування та види діяльності очищаються. Ручні клітинки вносяться заново. Рік, період і тип знову доступні для зміни.

Скасування. Скасована декларація зберігає значення бланка й не займає період для нової декларації.

Рік, період і тип після формування змінити неможливо. Щоб їх змінити, скасуйте декларацію й поверніть її в чернетку. Компанію змінити неможливо в жодному стані: декларацію створюють у тій компанії, якій вона належить.

Видалення. Видалити можна лише декларацію у стані «Чернетка». Щоб видалити сформовану декларацію, спершу скасуйте її й поверніть у чернетку. Якщо на видалену декларацію посилалася інша як на попередню, посилання очищається. Записи Реєстру доходів не змінюються.

Дублювання. Дія «Дублювати» створює чернетку з тим самим роком, періодом і видами діяльності. Значення бланка й номер у копію не переносяться. Декларацію у стані «Чернетка», «Згенеровано» або «Підтверджено» продублювати неможливо: період уже зайнятий, і спрацьовує правило єдиності. Скасовану декларацію продублювати можна.

9. Завантаження файлу для подання

Кнопка «Завантажити XML» відображається в станах «Згенеровано» і «Підтверджено». Вона віддає один файл електронної форми декларації. Назву файлу система формує сама. Файл завантажується в програму, через яку подається звітність.

Дані беруться зі значень бланка, збережених у документі. Якщо після формування значення виправлялися вручну, файл містить виправлені значення. Повторне завантаження після виправлення створює оновлений файл, стан документа при цьому не змінюється.

Перед завантаженням система перевіряє документ. Якщо чогось бракує, вона показує повідомлення з переліком того, що потрібно виправити. Перелік повідомлень і дії користувача — у статті «Повідомлення системи та як їх виправити», розділ 7.

Реквізити картки компанії. Якщо реквізит на картці заповнено після формування декларації, бланк його не підхопить. Заповніть картку й сформуйте декларацію заново: скасуйте її, поверніть у чернетку й натисніть «Генерувати».​

10. Кілька компаній і доступ

Декларація належить компанії, у якій її створено. Поле «Компанія» заповнюється автоматично й змінити його неможливо. Щоб створити декларацію іншої компанії, переключіться на неї. Кожна компанія має власну нумерацію, а дохідні рядки беруться лише із записів Реєстру цієї компанії. Попередньою може стати лише декларація тієї самої компанії. Список показує декларації активної компанії.

Пункт меню відображається компаніям на спрощеній системі оподаткування. Працювати з декларацією може користувач із роллю «Бухгалтер».