📄 Витратний рахунок працівника | HR Employee: Expense Account

Витратний рахунок працівника | HR Employee: Expense Account

Технічна назва модуля: oblik_gn_hr_employee_expense_account

1. Короткий опис функціональності

Функціональність «Витратний рахунок працівника» дозволяє:

  • вказувати на картці працівника дебетовий бухгалтерський рахунок для нарахування витрат на оплату праці в межах активної компанії;

  • автоматично використовувати цей рахунок при формуванні бухгалтерських проведень розрахункового листа, якщо на відповідному правилі нарахування зарплати вказано, що потрібно використовувати рахунок з картки працівника

Функціональність використовується під час підтвердження розрахункових листів (пейсліпів) для формування бухгалтерських проведень по нарахуванні заробітної плати.

2. Передумови використання

Перед початком роботи переконайтесь, що виконані такі умови.

Необхідні модулі

  • Payroll / Зарплата (базовий модуль розрахунку зарплати в Odoo)

  • HR Employee: Expense Account / Витратний рахунок працівника

    (технічна назва: oblik_gn_hr_employee_expense_account).

Права доступу

Для налаштування дебетового рахунку на картці працівника користувач повинен належати одночасно до групи доступу: Payroll Officer: Manage all contracts (hr_payroll.group_hr_payroll_user)

3. Налаштування

3.1. Поле "Рахунок витрат" на картці працівника

Перейдіть у меню:

Співробітники (Employees) → Працівник → вкладка Зарплата (Payroll) 

У полі Рахунок витрат  оберіть необхідний бухгалтерський рахунок

 Зміна поля «Рахунок витрат» на працівнику впливає лише на майбутні пейсліпи. Раніше підтверджені пейсліпи та сформовані бухгалтерські проведення не змінюються.

3.2. Ознака "Використовувати витратний рахунок працівника" на правилі нарахування зарплати

Для активації використання рахунка працівника у бухгалтерських проведеннях розрахункового листа:

  1. Перейдіть у меню Зарплата>Налаштування > Правила

  2. Відкрийте правило, для якого потрібно використовувати рахунок з картки працівника (наприклад, «Основна зарплата»)

  3. Перейдіть на вкладку Бухгалтерія

  4. Встановіть ознаку (чек-бокс) Використовувати витратний рахунок працівника

  5. Збережіть зміни

Зверніть увагу, що налаштування використання рахунку працівника є індивідуальним для кожного правила у структурі зарплати. 

Це дозволяє гнучко розподіляти витрати: для певних нарахувань система використовуватиме дебетовий рахунок з картки працівника, а для інших — загальний рахунок, визначений безпосередньо в правилі нарахування для всіх співробітників

3.3. Поля Рахунок дебету та Рахунок кредиту у вкладці Розрахунок зарплати у розрахунковому листі

Меню Зарплата>Розрахункові листи

Створіть або відрийте Розрахунковий листок та перейдіть у вкладку Розрахунок зарплати

У полях Рахунок дебету та Рахунок кредиту система відображатиме бухгалтерські рахунки для генерації бухгалтерських проведень по нарахуванні зарплати. 

Логіка заповнення полів Рахунок дебету та Рахунок кредиту:

Коли ви створюєте розрахунковий листок і натискаєте "Розрахувати листок", поля заповнюються за такою ієрархією (від найвищого пріоритету до найнижчого):

Поле «Рахунок дебету» (Витратний рахунок):
  1. Пріоритет 1 (Ручний): Якщо ви змінили рахунок безпосередньо на вкладці «Розрахунок зарплати» у розрахунковому листі, система використає саме його.

  2. Пріоритет 2 (Співробітник): Якщо в правилі увімкнено ознаку «Використовувати витратний рахунок працівника», система бере рахунок з картки співробітника.

  3. Пріоритет 3 (Правило): Якщо попередні умови не виконані, система бере «Рахунок дебету», вказаний у налаштуваннях правила.

Поле «Рахунок кредиту»:

  • Це поле заповнюється автоматично з налаштувань Правила заробітної плати (вкладка «Бухоблік») або з Журналу зарплати.

  • Воно залишається сталим для всіх співробітників, які використовують це правило (наприклад, 661 рахунок для виплати зарплати), якщо не внесено ручних змін у листок

4. Використання функціоналу 

У системі налаштована структура нарахування заробітної плати, у правилах якої визначені бухгалтерські рахунки, що застосовуються до всіх працівників, для яких використовується ця структура.

Водночас для окремого працівника потрібно відображати витрати на оплату праці на іншому бухгалтерському рахунку. 

Для цього потрібно:

  1. заповнити поле Рахунок дебету на картці працівника:

2. У структурі нарахування зарплати на правилах, по яких витрати повинні відображатися на рахунку з картки працівника, активувати ознаку Використовувати витратний рахунок працівника 


Після створення та підтвердження розрахункового листка для такого працівника система сформує бухгалтерські проведення по відповідних правилах, у яких за дебетом буде використано рахунок, зазначений у полі Рахунок витрат на картці працівника