Аналітика звіту про рух грошових коштів | Cash Flow Analytic Items
Функціонал дає змогу присвоювати статтю руху грошових коштів прямо під час роботи з банківськими виписками та бухгалтерськими записами. На основі цих статей система автоматично формує Аналітичний звіт про рух грошових коштів.
Основні можливості:
- попередньо налаштований довідник статей руху грошових коштів;
- вибір статті під час узгодження банківської виписки;
- додавання та редагування статей у вже узгоджених транзакціях (зі списку);
- зазначення та зміна статті безпосередньо в бухгалтерському записі;
- масове встановлення єдиної статті для кількох бухгалтерських записів одночасно;
- автоматично сформований Аналітичний звіт про рух грошових коштів із деталізацією за статтями.
1. Передумови та налаштування
1.1. Готовий довідник статей
За замовчуванням рішення містить готовий довідник статей руху грошових коштів. Він встановлюється автоматично для компаній, що використовують український план рахунків (ПСБО).
Готовий довідник — це аналітичний план «Статті руху грошових коштів» з активною ознакою «Стаття руху грошових коштів», який містить 3 підплани та 65 аналітичних рахунків (статей).
Шлях:
Бухоблік / Налаштування / Аналітичний бухоблік / Аналітичні плани
Структура довідника
Зверніть увагу. У полях статті руху грошових коштів доступні лише ті аналітичні рахунки, що належать плану з увімкненою ознакою «Стаття руху грошових коштів».
1.2. Створення власного плану статей (за потреби)
Якщо потрібен окремий власний план статей, його можна створити вручну.
Шлях:
Бухоблік / Налаштування/ Аналітичний бухоблік/ Аналітичні плани
Крок 1. Натисніть Новий.
Крок 2. Вкажіть назву плану.
Крок 3. Увімкніть ознаку Стаття руху грошових коштів.
Крок 4. Збережіть запис.
Додатково для деталізації Із аналітичного плану можна створити підплани.
Важливо: Тільки плани з увімкненою ознакою «Стаття руху грошових коштів» дають змогу використовувати їхні аналітичні рахунки у звіті про рух грошових коштів.
1.3. Створення статей вручну
Стаття руху грошових коштів — це аналітичний рахунок, що належить плану з ознакою «Стаття руху грошових коштів».
Шлях:
Бухоблік/ Налаштування/ Аналітичний бухоблік/ Аналітичні рахунки
Крок 1. Натисніть Новий.
Крок 2. Вкажіть назву статті.
Крок 3. У полі Аналітичний план оберіть план з ознакою «Стаття руху грошових коштів».
Крок 4. Збережіть запис.
Статті можна створювати і безпосередньо з картки аналітичного плану, що має ознаку «Стаття руху грошових коштів». Створіть необхідний перелік статей відповідно до структури звіту Компанії.
Важливо: Якщо в системі створено декілька планів із ознакою «Стаття руху грошових коштів», то у полі та списку вибору статті відображатимуться статті з усіх таких планів разом. Це ускладнює вибір і може призвести до того, що близькі за назвою статті з різних планів потраплять в один звіт. До того ж на один бухгалтерський запис можна зберегти лише одну статтю: якщо в аналітичному розподілі опиниться кілька статей руху грошових коштів із різних планів, система залишить лише одну з них автоматично, і у звіт потрапить саме вона. Тому радимо використовувати один план — стандартний довідник, що постачається з модулем, — і доповнювати його потрібними статтями, а не створювати паралельні плани з тією самою ознакою.
2. Присвоєння статті руху грошових коштів
Статтю руху грошових коштів можна присвоїти кількома способами — під час узгодження виписки, у списку транзакцій або безпосередньо в бухгалтерському записі.
2.1. Під час узгодження банківської виписки
Передумова: відкрито банківський журнал і форму узгодження транзакцій.
Крок 1. Перейдіть у меню Бухоблік / Панель приладів.
Крок 2. Відкрийте потрібний банківський журнал.
Крок 3. Натисніть кнопку узгодження транзакцій виписки. Відкриється форма узгодження з картками банківських транзакцій.
Крок 4. У рядку транзакції натисніть кнопку додаткових дій (іконка з трьома крапками) та оберіть пункт Стаття руху грошових коштів.
Крок 5. У вікні Обрати статтю руху грошових коштів виберіть потрібну статтю та натисніть Обрати.
Обрана стаття зберігається в банківській транзакції та відображається в її рядку поряд із контрагентом.
Важливо: якщо в системі створено декілька планів із ознакою «Стаття руху грошових коштів»
Крок 6. Щоб очистити значення, скористайтеся іконкою видалення поряд зі статтею. Після цього статтю знову можна обрати.
Після узгодження транзакції стаття:
- відображається в рядку транзакції та стає недоступною для зміни в цьому рядку;
- автоматично переноситься у відповідний бухгалтерський запис — у рядок по рахунку Банк або Каса, у поле «Стаття руху грошових коштів».
2.2. У списку узгоджених транзакцій
Статтю можна заповнити або змінити для вже узгоджених транзакцій у перегляді списком. Це зручно, якщо:
- транзакції узгодилися автоматично (за моделями узгодження);
- статтю вказано помилково і її треба виправити;
- потрібно швидко встановити одну статтю для кількох транзакцій одночасно.
Передумова: відкрито перегляд списком транзакцій банківського журналу.
Крок 1. Перейдіть у меню Бухоблік /Панель приладів, відкрийте банківський журнал і перемкніться на перегляд списком транзакцій.
Крок 2. Виділіть одну або кілька транзакцій.
Крок 3. У полі Стаття руху грошових коштів оберіть потрібне значення.
Крок 4. Натисніть Оновити. Обрана стаття застосується до всіх виділених транзакцій, а зміни автоматично відобразяться у пов'язаних бухгалтерських записах.
2.3. У бухгалтерському записі
Статтю можна вказати або змінити безпосередньо в бухгалтерському записі.
Шлях:
Бухоблік/ Огляд/ Елементи журналу
Поле Стаття руху грошових коштів доступне у бухгалтерських записах по рахунках Банк або Каса. Якщо стаття ще не вказана, у колонці Стаття руху грошових коштів відображається кнопка Обрати.
Крок 1. Натисніть Обрати у колонці Стаття руху грошових коштів.
Крок 2. Виберіть потрібну статтю зі списку.
Щоб змінити вже вказану статтю, натисніть на поточне значення у колонці Стаття руху грошових коштів та оберіть нову статтю.
Зверніть увагу. У списку вибору доступні лише статті, що належать аналітичному плану з ознакою «Стаття руху грошових коштів».
2.4. Масове присвоєння для кількох бухгалтерських записів
Одну статтю можна одночасно встановити для кількох бухгалтерських записів.
Шлях:
Бухоблік/ Огляд/ Елементи журналу
Крок 1. Відмітьте кілька бухгалтерських записів.
Крок 2. У будь-якому з них у колонці Стаття руху грошових коштів натисніть Обрати.
Крок 3. У вікні Обрати статтю руху грошових коштів виберіть статтю. У вікні показано кількість обраних записів.
Крок 4. Натисніть Обрати. Вказана стаття застосується до всіх обраних бухгалтерських записів.
Зверніть увагу. За одну операцію можна встановити лише одне значення статті для всіх вибраних бухгалтерських записів.
3. Аналітичний звіт про рух грошових коштів
Звіт формується автоматично на основі бухгалтерських записів:
- по рахунках Банк і Каса;
- по бухгалтерських записах, у яких заповнено поле «Стаття руху грошових коштів».
Щоб відкрити звіт, перейдіть у меню:
Бухоблік/ Звітність/ Аналітичний звіт про рух грошових коштів
Звіт містить такі розділи:
- Залишок грошових коштів на початок — залишок на рахунках на початок періоду;
- Надходження грошових коштів — надходження за період у розбивці за статтями;
- Вибуття грошових коштів — витрати за період у розбивці за статтями;
- Чистий рух грошових коштів — різниця між надходженнями та вибуттям;
- Залишок грошових коштів на кінець — залишок на рахунках на кінець періоду.
Дані оновлюються автоматично після зміни статті у бухгалтерському записі. Звіт показує суми в колонці Баланс.
Зверніть увагу. Якщо у бухгалтерському записі по рахунку Банк або Каса стаття не вказана, така сума потрапляє у звіт у рядок Невідомо. Щоб звіт був коректним, стаття має бути заповнена в усіх таких бухгалтерських записах.
Звіт може включати ще не опубліковані бухгалтерські записи. Якщо такі є, над звітом з'являється попередження про наявність неопублікованих бухгалтерських записів за період.
4. Робота з неактуальними планами та статтями (Архівування)
Важливо: Рекомендовано не видаляти аналітичні плани або статті руху грошових коштів, які вже використовувалися в системі (навіть якщо вони більше не застосовуються).
Щоб прибрати неактуальний план чи статтю в системі, їх потрібно заархівувати:
Заархівована стаття або план зникає з випадаючих списків (наприклад, під час узгодження виписки чи в бухгалтерському записі). Користувачі більше не зможуть помилково їх обрати.
Уся історія операцій, Аналітичний звіт про рух грошових коштів за минулі місяці та вже проведені документи залишаються недоторканими й відображаються коректно.
Щоб заархівувати статтю/план:
Перейдіть до карток аналітичних планів або рахунків: Бухоблік / Налаштування / Аналітичний бухоблік
Відкрийте картку плану або статті, яку потрібно приховати.
Натисніть кнопку «Архів».
Заархівовані плани не видаляються назавжди. Якщо план знову знадобиться, його можна розархівувати.