Податкові документи постачальників
Податкові документи постачальника (ПН та РК) знаходяться в пункті меню:
Шлях:
Бухоблік / ПДВ / Податковий кредит / Податкові документи постачальника
1. Опис ключових полів документа
При створенні або перегляді документа зверніть увагу на такі реквізити:
- Номер — внутрішній порядковий номер у системі (генерується автоматично).
- Зовнішній номер документа — номер ПН/РК, присвоєний постачальником.
- Постачальник та ІПН — дані контрагента (найменування та індивідуальний податковий номер).
- Референс – посилання на документ першоджерело;
- Дата виписки — фактична дата складання документа постачальником.
- Дата реєстрації — дата реєстрації документа в ЄРПН (вноситься вручну або підтягується при імпорті реєстру).
- Журнал – журнал з налаштувань, в якому буде фіксуватись запис по згенерованій в системі податковій накладній або розрахунку-коригування;
- Тип документа — вибір між «Податкова накладна» або «Розрахунок-коригування».
- Податкова накладна постачальника — поле з'являється при виборі типу «РК»; необхідно вказати ПН, до якої складається цей розрахунок-коригування.
- ВМД — ознака митної декларації (Custom Declaration) на податковому документі постачальника (лише на ПН). Якщо поле активоване, то в елементах журналу в кореспонденції з рахунком «Розрахунки за ПДВ», рахунок «Податковий кредит непідтвержений» буде замінений на рахунок «Розрахунки з іншими дебіторами (в національній валюті)»
В табличній частині документу містяться рядки податкового документу постачальника. Товарної частини у документі немає.
У нижній частині документу міститься зведена інформація про групи податків, базу оподаткування та суму податку.
У вкладці “Елементи журналу” міститься інформація про те, які бухгалтерські записи зробить документ в обліку.
У вкладці “Іншаінформація” міститься ряд додаткових полів, заповнення яких буде впливати на відображення податкових документів постачальника в Додатку 1 до декларації.
2. Способи створення документів
Система передбачає два основні сценарії появи документів у реєстрі:
📄 Звіт “Розрахунок ПДВ” (Податковий кредит)
Автоматична генерація зі звіту «Розрахунок ПДВ»
Імпорт податкових документів постачальника
Перед імпортом податкових документів постачальника необхідно переконатись, що галочка «Автоматичне створення ПН» в налаштуваннях є неактивною.
Для імпорту необхідно заздалегідь експортувати зареєстровані ПН/РК із системи обміну звітністю або безпосередньо з ЄРПН у форматі .xml.
Шлях:
Бухоблік / ПДВ / Податковий кредит / Податкові документи постачальника /Імпорт податкового документу постачальника
Виберіть попередньо експортовані файли у форматі .xml та натисніть «Імпортувати».
Нові партнери: Якщо під час імпорту система не знайде відповідного контрагента, ви отримаєте попередження. Система запропонує автоматично створити картку партнера, куди будуть записані основні дані: Назва компанії та ІПН. Після завершення імпорту рекомендується зайти в картку партнера та доповнити її іншими реквізитами.
Дублікати: Якщо ці податкові документи вже були завантажені раніше, система видасть повідомлення, що вони вже існують у базі.
Завантаження дати реєстрації
Оскільки стандартні файли податкових накладних у форматі .xml не містять інформації про дату їхньої реєстрації в ЄРПН, ці дані необхідно завантажити в систему окремо:
Експорт реєстру: У вашій системі обміну звітністю (наприклад, M.E.Doc) сформуйте та експортуйте реєстр отриманих податкових накладних у форматі .xls (Excel). Шлях: Реєстр виданих та отриманих податкових накладних або Реєстр отриманих ПН / у верхньому меню вкладка Файл / пункт Експорт реєстру / опція Експорт таблиці в Excel
Підготовка файлу: > Важливо: Стовпець, що містить дату та час реєстрації, повинен мати порядковий номер 35 (AJ) у таблиці. Якщо структура вашого файлу відрізняється від стандартного вивантаження M.E.Doc, додайте необхідну кількість порожніх стовпців попереду, щоб змістити дату реєстрації в колонку AJ.
Завантаження в систему:
Перейдіть у пункт меню:
Бухоблік / ПДВ / Податковий кредит / Податкові документи постачальника / Імпорт реєстру податкових документів постачальника
Виберіть підготовлений файл та натисніть «Імпортувати».
Результат: Дата реєстрації буде автоматично знайдена за номером ПН/РК та записана у відповідні документи в системі.
3. Узгодження із записами по першій події
Незалежно від способу створення податкових документів постачальника їх статус у системі «Чернетка», підлягають обов'язковому узгодженню із записами за першою подією. Це забезпечує автоматичне поєднання документа постачальника з його підставою в системі та підтверджує право на податковий кредит.
Процес узгодження:
Відкрийте документ у статусі «Чернетка».
Натисніть кнопку «Узгодити» (знаходиться у верхній панелі)
.У вікні, що відкрилося, оберіть відповідний запис першої події, який був згенерований звітом «Розрахунок ПДВ».
Система автоматично запропонує значення для узгодження по рахунку 6442 (Податковий кредит непідтверджений).Також користувач може самостійно обирати записи для узгодження.
Зверніть увагу, для податкових документів постачальника, які були імпортовані: узгодження відбуваються, якщо записи по першій події є опублікованими, а імпортовані документи в статусі Чернетка.
Якщо при узгодженні суми в записах по першій події та податковому документі постачальника є різними, ви побачите попередження, що суми не співпадають і чи ви впевнені, що хочете узгодити. Рекомендується відмовитись від узгодження і перевірити, чи існують відповідні первинні записи в системі. В протилежному випадку буде створено відкритий запис, аналогічно до запису в банківській виписці.
Саме тому, не рекомендуємо робити автоматичне узгодження, а звіряти записи один за одним.
4. Після підтвердження статус документа зміниться на «Опубліковано / Узгоджено».
Наслідки відсутності узгодження:
При проведенні ПН/РК без узгодження система видасть попередження.
Документ не буде коректно відображений у звіті «Розрахунок ПДВ» (колонка «Отримані ПН» залишиться порожньою).