Податкові документи постачальників

Податковий кредит визнається за податковими накладними та розрахунками коригування, які постачальник зареєстрував у ЄРПН. Функціонал дає змогу створити ці документи в системі, проставити їм дату реєстрації, узгодити їх із записами по першій події та проконтролювати результат у звіті «Розрахунок ПДВ». Без нього суми податкового кредиту довелося б заводити вручну й окремо звіряти з реєстром.

Податкові документи постачальника (ПН та РК) знаходяться в пункті меню:

Шлях: Бухоблік / ПДВ / Податковий кредит / Податкові документи постачальника

1. Опис ключових полів документа

При створенні або перегляді документа зверніть увагу на такі реквізити:

• Номер — внутрішній порядковий номер у системі (генерується автоматично).

• Зовнішній номер документа — номер ПН/РК, присвоєний постачальником.

• Постачальник та ІПН — дані контрагента (найменування та індивідуальний податковий номер).

• Референс — посилання на документ-першоджерело.

• Дата виписки — фактична дата складання документа постачальником.

• Дата бухобліку — дата, якою запис потрапляє в облік.

• Дата реєстрації — дата реєстрації документа в ЄРПН (вноситься вручну або підтягується при імпорті реєстру).

• Журнал — журнал з налаштувань, у якому буде фіксуватись запис по згенерованій в системі податковій накладній або розрахунку коригування.

• Тип документа — вибір між «Податкова накладна» або «Розрахунок-коригування».

• Податкова накладна постачальника — поле з'являється при виборі типу «РК»; необхідно вказати ПН, до якої складається цей розрахунок коригування.

• ВМД — ознака митної декларації (Custom Declaration) на податковому документі постачальника (лише на ПН). Якщо поле активоване, то в елементах журналу в кореспонденції з рахунком «Розрахунки за ПДВ» рахунок «Податковий кредит непідтверджений» буде замінений на рахунок «Розрахунки з іншими дебіторами (в національній валюті)».

В табличній частині документа містяться рядки податкового документа постачальника. Товарної частини у документі немає.

У нижній частині документа міститься зведена інформація про групи податків, базу оподаткування та суму податку.

У вкладці «Елементи журналу» міститься інформація про те, які бухгалтерські записи зробить документ в обліку.

У вкладці «Інша інформація» міститься ряд додаткових полів, заповнення яких буде впливати на відображення податкових документів постачальника в Додатку 1 до декларації.

2. Способи створення документів

Система передбачає два основні сценарії появи документів у реєстрі:

 📄 Звіт «Розрахунок ПДВ» (Податковий кредит) 

• Автоматична генерація зі звіту «Розрахунок ПДВ»

• Імпорт податкових документів постачальника

Незалежно від способу створені документи мають статус «Чернетка». Дата реєстрації в ЄРПН у жодному зі сценаріїв не заповнюється автоматично — її завантажують окремо з реєстру.

Імпорт податкових документів постачальника

Перед імпортом податкових документів постачальника необхідно переконатись, що налаштування «Автоматичне створення податкових документів постачальника» є неактивним.

Для імпорту необхідно заздалегідь експортувати зареєстровані ПН/РК із системи обміну звітністю або безпосередньо з ЄРПН у форматі .xml.

Шлях: Бухоблік / ПДВ / Податковий кредит / Податкові документи постачальника / Імпорт податкового документу постачальника

Додайте попередньо вивантажені файли в поле «Додати файли для імпорту» та натисніть «Імпортувати». Приймаються файли XML і архіви ZIP із такими файлами, за один раз можна додати кілька файлів.

Система перевіряє файли й до створення документів показує те, що знайшла:

• новий контрагент — якщо постачальника з таким ІПН у системі немає, з'явиться повідомлення про кількість не знайдених контрагентів. Натисніть «Створити нових?», щоб система створила картки з назвою компанії та ІПН, або «Пропустити». Після завершення завантаження доповніть картку контрагента іншими реквізитами;

• не той тип документа — система повідомить, скільки файлів не є податковими накладними; такі файли вона не завантажує;

• дублікати — якщо документи вже завантажені раніше, система покаже повідомлення, що вони вже існують у базі.

​

Після останнього попередження система завантажує всі файли і відкриває створені документи. Вони мають статус «Чернетка» і зберігаються в меню Бухоблік / ПДВ / Податковий кредит / Податкові документи постачальника.

Сума ПДВ береться з документа постачальника. Під час завантаження система записує суму ПДВ саме таку, яку постачальник зареєстрував у ЄРПН: читає її з Розділу А накладної окремо за кожною ставкою — 20 %, 7 % і 14 %. Система не рахує ПДВ наново від суми без ПДВ. Тому сума ПДВ у документі дорівнює зареєстрованій у державному реєстрі — і в бухгалтерських записах, і в декларації з ПДВ разом із Додатком 1. У розрахунку коригування, який зменшує ПДВ, сума буде від'ємною — так, як зазначено у файлі.

Правило діє тільки для документів, які завантажуються тепер. Раніше завантажені документи система не змінює.

Суми ПДВ за ставками система звіряє із загальною сумою ПДВ документа. Якщо Розділ А неповний або суперечливий, документ не завантажується, а система показує повідомлення про розбіжність контрольної суми. У такому разі потрібне коректне вивантаження документа з ЄРПН від постачальника.

Через різне заокруглення сума ПДВ із ЄРПН може незначно не збігатися із сумою першої події. Як закрити цю різницю — у розділі Різниця сум при узгодженні.​

Завантаження дати реєстрації

Файли XML податкових накладних не містять дати реєстрації в ЄРПН, тому її завантажують окремо з реєстру.

Крок 1. Експорт реєстру. У системі обміну звітністю (наприклад, M.E.Doc) сформуйте та експортуйте реєстр отриманих податкових накладних. Шлях: «Реєстр виданих та отриманих податкових накладних» або «Реєстр отриманих ПН», далі у верхньому меню вкладка «Файл», пункт «Експорт реєстру», опція «Експорт таблиці в Excel». Приймаються формати XLS, XLSX і CSV.

Крок 2. Завантаження в систему. Перейдіть у пункт меню Бухоблік / ПДВ / Податковий кредит / Оновлення дат реєстрації ПН (з ЄРПН), виберіть файл і натисніть «Імпортувати».

Готувати файл не потрібно — він завантажується як є. Система знаходить потрібні колонки за їхніми назвами, тому додані, приховані чи переставлені колонки завантаженню не заважають. Якщо обов'язкової колонки у файлі немає, система показує помилку: чого саме бракує і які колонки вона у файлі побачила.

Документи система знаходить за зовнішнім номером, датою виписки та ІПН контрагента серед чернеток і проставляє їм дату реєстрації.

Якщо сума у файлі не збігається із сумою в документі, система по кожному такому запису покаже обидві суми — «Сума без ПДВ» і «Сума ПДВ» — і запитає, чи проставляти дату реєстрації. Натисніть «Так», щоб проставити, або «Ні», щоб пропустити цей запис і розібратися з розбіжністю окремо. Порогу тут немає: система питає про будь-яку розбіжність.

Рядок, який не вдалося прочитати, завантаження не зупиняє — він потрапляє в перелік пропущених, а решта рядків обробляється. У кінці система показує підсумок: скільки рядків оброблено, скільком документам оновлено дату, скільки пропущено — не знайдено чернетки, знайдено кілька документів або відмовлено користувачем — і скільки рядків з помилками. По пропущених рядках наводиться номер рядка та причина.

Зверніть увагу. Реєстр проставляє лише дату реєстрації. Суми в документі він не змінює.

3. Узгодження із записами по першій події

Незалежно від способу створення податкових документів постачальника їх статус у системі — «Чернетка», і вони підлягають обов'язковому узгодженню із записами за першою подією. Це забезпечує автоматичне поєднання документа постачальника з його підставою в системі та підтверджує право на податковий кредит.

Узгодити документ можна двома способами: вручну по одному документу або автоматично, коли документів багато.

Передумови для узгодження

Для успішного зіставлення записів у системі мають бути виконані такі умови:

• Наявність запису першої події. Сформовано та опубліковано через звіт «Розрахунок ПДВ»: без нього неможливо сформувати пару для узгодження.

• Наявність податкового документа постачальника. Документ може бути у статусі «Підготовлено» або «Чернетка».

• Ідентичність аналітики. Контрагент у податковому документі постачальника та в записі першої події має повністю збігатися: узгодження відбувається в межах одного рахунку, контрагента й валюти.

• Налаштування рахунків. У параметрах компанії визначено рахунки для непідтвердженого податкового кредиту (зазвичай 644200) та зобов'язань. У картках цих рахунків обов'язково активовано ознаку узгодження.

Узгодження вручну

Порядок дій

Крок 1. Відкриття списку на узгодження. Відкрийте документ у статусі «Чернетка» та натисніть кнопку «Узгодити» у верхній частині форми.

Крок 2. Вибір запису першої події. Відкриється список «Елементи журналу на узгодження» — записи рахунку 644200 за цим контрагентом. Оберіть відповідний запис першої події, який був згенерований звітом «Розрахунок ПДВ». Система автоматично запропонує значення для узгодження по рахунку 6442 (Податковий кредит непідтверджений). Також користувач може самостійно обирати записи для узгодження.

Крок 3. Підтвердження. Натисніть «Узгодження». Якщо суми збігаються, документ узгоджується одразу й отримує статус «Опубліковано / Узгоджено». Якщо суми різні — див. розділ Різниця сум при узгодженні.

Різниця сум при узгодженні

Якщо суми в записі по першій події та в податковому документі постачальника різні, система запитає, чи переходити до запису списання.

Далі залежить від розміру різниці.

Суттєва різниця означає, що частина покупок або оплат не відображена в системі. Натисніть «Ні» — вікно закриється, узгодження не відбудеться, жоден запис не зміниться. Звірте записи зі звітом «Розрахунок ПДВ» і розберіть розбіжність, перш ніж узгоджувати. Автоматичне узгодження в таких випадках не застосовують: записи звіряють по одному.

Різниця округлення. Це нормально: сума ПДВ у документі взята з реєстру (ЄРПН) і може незначно не збігатися із сумою першої події через різне заокруглення. Різниця в гривнях зазвичай свідчить про помилку в документі та потребує ретельної перевірки перед списанням.

Натисніть «Так» — відкриється вікно «Запис списання». Заповніть його параметри:

• Рахунок — рахунок витрат або доходів згідно з обліковою політикою:

• якщо ПДВ у документі менший за суму першої події (суми бракує) — це витрати, рахунок 949;

• якщо ПДВ у документі більший за суму першої події (сума зайва) — це дохід, рахунок 719.

• Журнал — система заповнює сама, за потреби його можна змінити.

• Мітка — призначення запису. Текст потрапляє в бухгалтерський запис як опис рядка, і за ним це списання потім знайдеться.

• Сума — різниця, яку буде списано; заповнюється автоматично.

• За наявності налаштованих моделей списання оберіть відповідну кнопкою вгорі вікна.

Прапорець «Дозволити часткові» має бути знятий: із ним різниця не списується, документ отримує статус «Частково узгоджено», а залишок лишається відкритим на рахунку 644200 і доступний для дозгодження. Встановлюйте прапорець лише тоді, коли різницю свідомо залишають незакритою.

Натисніть «Узгодження» для завершення операції або «Узгодити і відкрити» — щоб одразу переглянути сформований бухгалтерський запис списання.

Різниця списується з рахунку 644200 на вказаний рахунок, залишок обнулиться, а запис першої події не зміниться. 

Після цього рахунок 6442 по операції закритий: сума першої події разом зі списанням дорівнює сумі документа постачальника, документ отримує позначку «Узгоджено», а рядок у звіті «Розрахунок ПДВ» перестає світитися червоним.

Автоматичне узгодження

Призначення та принцип роботи

Майстер автоматичного узгодження призначений для пакетного зіставлення податкових документів постачальника із записами першої події. Інструмент автоматизує рутинні процеси, виконуючи лише ті дії, що не потребують додаткових рішень користувача: узгоджує записи, які повністю збігаються, а решту виводить списком.

Принцип роботи інструмента:

• Параметри відбору. Обробка виконується за загальними фільтрами: рахунок, партнери, період.

• Автоматичне групування. У межах заданого відбору всі відкриті рядки рахунку розподіляються на групи за трьома ознаками: рахунок, контрагент, валюта. Подальший алгоритм залежить від обраного методу.

• Пакетне зіставлення. Система автоматично формує пари, узгоджує їх і показує зведення з кількістю успішних та пропущених груп.

Обмеження автоматичного режиму:

• Розбіжності в сумах. Пари, які не збігаються, майстер залишає без змін. Користувач опрацьовує їх окремо — через узгодження вручну зі списанням різниці (розділ Різниця сум при узгодженні).

• Ручні операції. Створення записів на списання, вибір рахунків витрат чи доходів, а також будь-яке часткове закриття залишків у цьому режимі не виконуються.

Методи автоматичного узгодження

Майстер підтримує два методи обробки: «Ідеальне співставлення» та «Очистити рахунок». Вони відрізняються тим, що саме вважається одиницею узгодження та за яких умов відбувається закриття сум.

1. Метод «Ідеальне співставлення»

Метод опрацьовує документи попарно. До пари потрапляють два відкриті рядки (дебетовий і кредитовий) з однаковою сумою.

• Якщо в групі є кілька рядків з обох боків, спочатку автоматично знаходяться пари з точним збігом сум.

• Рядки, що залишилися, зіставляються хронологічно, починаючи від найранішої дати.

• Якщо суми в парі не збігаються, вона залишається неузгодженою.

2. Метод «Очистити рахунок»

Метод працює з усією групою контрагента комплексно. Суми окремих рядків у цьому випадку значення не мають.

• Головна і єдина умова — загальний підсумок залишків за контрагентом на рахунку має дорівнювати нулю.

• Така група узгоджується цілком — одним узгодженням на всі рядки групи.

• Якщо загальний підсумок не нульовий (є залишок), метод залишає групу без змін.

До групи входять усі відкриті рядки контрагента на цьому рахунку. Один сторонній незакритий документ робить підсумок ненульовим, і група лишається без змін, навіть коли решта рядків між собою сходиться.

Порівняльна характеристика методів

​

Рекомендації щодо вибору методу

«Ідеальне співставлення» — для регулярної щоденної роботи. Це оптимальний варіант, коли суми перших подій та вхідних документів здебільшого збігаються і для обліку важлива прозора прив'язка «документ до документа».

«Очистити рахунок» — для ситуацій, коли документи не сходяться попарно (зв'язки типу 1:N, N:1 або N:N), але сумарно дають нульове сальдо за контрагентом, наприклад:

• зведені податкові накладні (ритмічні постачання);

• кілька оплат чи відвантажень, об'єднані постачальником в одну податкову накладну, або навпаки — один платіж, розбитий на кілька накладних;

• складні ланцюжки з частковими поверненнями та розрахунками коригування.

Важливо. Метод швидко згортає загальне сальдо. Користувач самостійно контролює, щоб відсутність попарного збігу пояснювалась специфікою операції. Якщо причина інша — постачальник порушив правило першої події, — різницю слід розібрати до узгодження.

Порядок запуску пакетного узгодження

Крок 1. Відкриття списку на узгодження. Відкрийте відповідний податковий документ постачальника та натисніть кнопку «Узгодити» у верхній частині форми (Рисунок 11).

Крок 2. Перевірка сальдо перед запуском. Відкриється список «Елементи журналу на узгодження» — записи рахунку 644200 за цим контрагентом. Переконайтеся, що запис першої події відображається в колонці «Дебет», а податковий документ — у колонці «Кредит». Підсумок колонки «Залишок» покаже наявність розбіжностей.

​

Крок 3. Ініціація майстра. Натисніть кнопку «Автоматичне узгодження» в лівому верхньому куті екрана.

​

Крок 4. Налаштування параметрів відбору. Відкриється вікно «Узгоджувати автоматично». У полі «Рахунки» вкажіть рахунок непідтвердженого податкового кредиту (зазвичай 644200), щоб обмежити вибірку. У полях «Від» і «До» задайте період обробки. Для масового пакетного узгодження залиште поле «Партнери» порожнім — тоді майстер опрацює всіх контрагентів періоду, а не лише того, з документа якого ви зайшли.

Крок 5. Вибір методу. У полі «Узгодження» оберіть метод обробки: «Ідеальне співставлення» або «Очистити рахунок».

​

Крок 6. Запуск узгодження. Натисніть кнопку «Узгодження». Система обробляє весь відбір одразу й виводить зведену статистику. Чернетки податкових документів постачальника система публікує автоматично, і після узгодження документи мають статус «Опубліковано».

Зведення та аналіз результатів

Після завершення обробки на екран виводиться вікно «Зведення автоматичного узгодження» з такими показниками:

• Узгоджено груп — кількість успішно закритих груп. Для «Ідеального співставлення» це кількість пар, для «Очистити рахунок» — кількість груп «рахунок + контрагент + валюта», за якими закрито сальдо.

• Пропущено груп — кількість пар із розбіжностями в сумах або записів без відповідної пари.

Кнопки «Переглянути пропущені» та «Переглянути узгоджені» відображаються лише за наявності таких записів (показник більший за нуль) і дозволяють детально проаналізувати результати.

​

Кнопка «Переглянути узгоджені» показує всі рядки, закриті цим запуском. Рядки згруповані за номером узгодження: кожна група — це одна закрита пара «запис першої події — податковий документ», і в одному переліку видно результат по всіх контрагентах відбору.

​

Важливо. Список пропущених рядків доступний лише до закриття вікна зведення. Рекомендується одразу натиснути «Переглянути пропущені»: повторно це вікно не відкривається, і надалі незакриті залишки доведеться шукати у звіті «Розрахунок ПДВ» або в оборотно-сальдовій відомості.​

Контроль результатів узгодження

Перевірити правильність закриття документів можна за такими ознаками:

• Статус документа. На узгодженому податковому документі постачальника з'являється стрічка «Узгоджено» або «Частково узгоджено», а статус змінюється на «Опубліковано».

• Інтерфейс кнопок. На повністю закритому документі замість кнопки «Узгодити» з'являється кнопка «Узгоджені елементи» — вона відкриває рядки, якими закрито документ. Кнопка «Узгодити» залишається лише за наявності незакритого залишку.

• Поле «Референс». У податковому документі постачальника автоматично проставляються назви документів, на підставі яких виникла перша подія — рахунка постачальника або платежу.

• Сальдо рахунку. На рахунку 644200 підсумок колонки «Залишок» за відповідним контрагентом дорівнює нулю, а рядки позначені як узгоджені.

• Звітність. У звіті «Розрахунок ПДВ» у меню рядка операції з'являється перехід до узгодженого податкового документа.

​

Розузгодження. Помилково узгоджену пару розузгоджують стандартною дією на рядках: узгодження знімається, документ повертається у статус «Чернетка», рядки знову доступні для нового узгодження.

Наслідки відсутності узгодження

Документ можна опублікувати і без узгодження, але система попереджає про наслідки:

• зв'язку із записами по податковому кредиту не буде;

• документ не буде коректно відображений у звіті «Розрахунок ПДВ» — колонка «Отримані ПН» залишиться порожньою.

​

4. Типові повідомлення системи

Нижче зібрані повідомлення, які система показує під час роботи з податковими документами постачальника: що кожне з них означає і що робити далі.

​

​​

​