*Oblik-ERP — це розвиток проєкту "Облік для України", який розпочався в межах Self-ERP і переріс у самостійний продукт для українського бізнесу.
Reface — група компаній із кількома юридичними особами в різних юрисдикціях. Операційна модель передбачає одночасну роботу з різними типами договорів, мультивалютними розрахунками та моделями нарахувань, що потребує узгодженого обліку й прозорої фінансової консолідації.
У такій структурі облікові процеси швидко ускладнюються: зростає частка ручних операцій, зокрема визнання відстрочених доходів і витрат виконується вручну, а розподіл за аналітичними рахунками потребує постійного контролю та додаткової обробки. У результаті процес звітування стає більш ресурсомістким, що збільшує часові витрати та навантаження на фінансову команду.
З часом накопичення складності в процесах почало впливати на швидкість формування управлінської звітності. Бізнес потребував єдиного рішення, яке консолідує облікові процеси в межах однієї платформи, синхронізує дані між компаніями та створить основу для подальшої автоматизації.
Старт проєкту: бізнес-цілі та контекст
На старті проєкту команда сфокусувалася на задачах, які прямо випливали зі складності фінансової моделі Reface та високого рівня ручної роботи в обліку. Ключовим запитом бізнесу було зниження операційного навантаження та створення єдиного контуру фінансового управління для групи компаній.
У цьому контексті було прийнято рішення про впровадження Odoo як єдиної платформи для управлінського та регламентованого обліку в групі Reface. Мета полягала в тому, щоб об’єднати всі фінансові процеси в одному середовищі та забезпечити цілісну роботу з даними між юридичними особами.
Окремий фокус проєкту був спрямований на автоматизацію рутинних операцій обліку. Зокрема, система мала зменшити обсяг ручних дій у щоденних процесах, включно з визнанням відстрочених доходів і витрат, а також спростити логіку їх розподілу в межах аналітичного обліку. У результаті Odoo розглядалася як основа для побудови більш керованої, узгодженої та масштабованої фінансової системи групи. Для реалізації мети Reface звернулась до Self-ERP — офіційного партнера Oblik-ERP.
Що потрібно було вирішити?
Після визначення цілей проєкту команда Self-ERP перейшла до формування практичного переліку задач, спрямованих на побудову єдиної, узгодженої облікової системи для групи компаній Reface та зменшення залежності від ручних операцій у фінансових процесах. Основні напрями робіт включали:
- Створення єдиної системи для ведення управлінського та регламентованого обліку, що об’єднує всі фінансові процеси групи компаній Reface в одному середовищі.
- Стандартизація облікових підходів між різними напрямами та юридичними особами для уніфікації обробки операцій.
- Адаптація регламентованих процесів відповідно до вимог українського законодавства та трудового кодексу України.
- Формування регламентованої звітності без потреби додаткової консолідації даних поза системою.
- Підтримка різних моделей працевлаштування, сценаріїв нарахувань і виплат у межах групи компаній.
- Забезпечення мультивалютного обліку зі збереженням коректності фінансових даних.
- Зменшення частки ручних операцій, дублювання даних і ризиків помилок у фінансових процесах.
- Навчання команди клієнта та відпрацювання реальних бізнес-сценаріїв для роботи в системі Odoo.
У результаті цей перелік став базою для переходу від розрізнених облікових підходів до єдиної системної моделі фінансового управління, що підвищує керованість процесів, забезпечує прозорість даних і створює умови для масштабування облікової функції без втрати контролю та якості інформації.
Також рекомендуємо до прочитання кейс Централізація обліку у FinTech-компанії на базі Odoo: кейс Hutko
Як підійшли до реалізації?
Для реалізації поставлених задач команда Self-ERP побудувала рішення на базі Odoo із використанням власного продукту "Облік для України". Підхід був сфокусований на створенні єдиної облікової системи для всієї групи компаній Reface, яка об’єднує управлінський і регламентований контури в одному середовищі.
Рішення включало такі ключові компоненти:
- налаштування управлінського обліку;
- ведення бухгалтерського та податкового обліку;
- автоматизацію ПДВ-обліку та регламентованої звітності;
- підтримку payroll-процесів;
- облік у межах 6 компаній групи;
- роботу з різними типами зайнятості та сценаріями виплат;
- підтримку мультивалютних операцій;
- функціональні доопрацювання під специфіку бізнесу клієнта;
- навчання фінансової та операційної команди.
У фокусі було об’єднання критичних облікових процесів у єдиному середовищі та забезпечення узгодженої взаємодії між компаніями групи. Окрему увагу приділили адаптації системи під внутрішні бізнес-процеси Reface та підготовці команди до роботи в новій операційній моделі.
Що впливало на впровадження?
Впровадження реалізовувалось для групи з шести компаній, які працюють у різних юрисдикціях та використовують кілька моделей взаємодії з працівниками та підрядниками. Система мала відображати цю операційну складність у єдиній обліковій логіці без втрати узгодженості даних між компаніями.
У фокусі проєкту були наступні аспекти:
- багатокомпанійна структура з необхідністю синхронізованого обліку між юридичними особами;
- різні типи працевлаштування та контрактних відносин;
- нарахування заробітної плати, бонусів, відпускних та компенсацій за послуги;
- мультивалютні розрахунки;
- деталізація витрат і доходів у розрізі аналітичних вимірів;
- внутрішньогрупові операції та специфіка їх облікового відображення.
З урахуванням цих факторів впровадження вийшло за межі стандартного налаштування Odoo і вимагало глибокої адаптації системи під реальні бізнес-процеси групи компаній Reface, щоб забезпечити цілісність, коректність і узгодженість фінансової моделі.
Дізнайтеся більше про впровадження системи у кейсі Комплексний облік для виробництва: кейс Brave technics
Як проходило навчання команди?
Частиною проєкту стало практико-орієнтоване навчання роботі в Odoo команди клієнта, сфокусоване на щоденних облікових процесах фінансової функції. План була побудована навколо реальних сценаріїв і охоплювала ключові операційні блоки системи.
Навчальна програма охоплювала такі блоки:
- загальна логіка облікової системи та використання аналітичних рахунків;
- робота з дебіторською заборгованістю, інвойсами та кредит-нотами;
- облік ПДВ в Україні, імпорт податкових накладних і формування декларації;
- робота з кредиторською заборгованістю, рахунками постачальників, prepaid expenses та кредит-нотами;
- банківські операції, імпорт виписок і зіставлення платежів;
- валютні операції та коригування курсових різниць;
- облік основних засобів;
- облік заробітної плати в Україні, включно з відпустками, бонусами, утриманнями та виплатами;
- внутрішньогрупові операції та їх відображення в системі.
Процес ґрунтувався на кейсах, максимально наближених до реальних бізнес-сценаріїв Reface. Такий підхід дозволив не лише опанувати функціональність системи, а й сформувати готовність команди до роботи в новому єдиному обліковому середовищі.
Як адаптували систему під бізнес?
Окремий блок робіт був присвячений адаптації стандартної логіки Odoo під операційні процеси Reface. Основний фокус полягав у тому, щоб система коректно відображала специфіку обліку групи та мінімізувала потребу в ручних операціях у щоденній роботі фінансової команди.
У межах доопрацювань було реалізовано:
- розширення облікових і кадрових сутностей додатковими полями;
- створення окремих друкованих форм і кнопок для специфічних процесів;
- автоматизацію окремих бухгалтерських та payroll-сценаріїв;
- автоматичний розподіл операцій за аналітичними рахунками на основі правил і automated actions, що усунуло ручне призначення аналітики;
- доопрацювання процесів штатного розпису, договорів, payslip і journal entry;
- підтримку аналітики за продуктом;
- формування кастомних звітів відповідно до потреб клієнта.
Ці зміни дозволили узгодити систему з реальними операційними процесами компанії та зробили роботу в Odoo більш структурованою та передбачуваною для фінансової команди.
Корисно буде про прочитання Впровадження "Облік для України" для української DefTech-компанії
Результати впровадження
Після впровадження Odoo Reface отримала централізоване облікове середовище для всієї групи компаній, яке об’єднало управлінський і регламентований контури та забезпечило узгоджену роботу з фінансовими даними.
Основні результати:
- впроваджено єдину систему управлінського та регламентованого обліку для групи компаній;
- автоматизовано бухгалтерський і податковий облік, включно з регламентованою звітністю;
- реалізовано підтримку multi-company та multi-currency середовища;
- консолідовано фінансові дані та забезпечено прозору управлінську аналітику;
- зменшено обсяг ручних операцій у фінансових процесах;
- знижено ризики помилок завдяки автоматизації та уніфікованим правилам обробки даних;
- підвищено контрольованість та стабільність облікової системи;
- підготовлено команду до роботи в єдиному обліковому середовищі.
У підсумку система вийшла за межі облікового інструмента і перетворилася на інфраструктурну основу фінансового управління групою, що забезпечує керованість, узгодженість і можливість масштабування облікової моделі без втрати контролю над даними.
"Впровадження Odoo з Обліком для України дозволило нам централізувати облік, підвищити якість аналітики та суттєво скоротити ручні операції. Ми автоматизували ключові процеси, зокрема облік за IFRS 15 і payroll для Дія City, а також уніфікували дані для звітності.
Повний перехід за близько 4 місяці — сильний результат. Але важливо розуміти, що успішне впровадження — це не лише про інтегратора, а й про високу залученість команди клієнта та підтримку менеджменту. Self-ERP при цьому забезпечує стабільну підтримку та розвиток системи".
Висновки
Кейс Reface показує, що Odoo у поєднанні з продуктом "Облік для України" може виступати базою для побудови єдиної облікової системи в межах групи компаній зі складною структурою, різними юрисдикціями, валютами та моделями взаємодії.
Досягнутий результат став можливим завдяки поєднанню стандартного функціоналу системи, точкових доопрацювань під специфіку бізнесу та практико-орієнтованого навчання команди. Такий підхід дозволив узгодити систему з реальними операційними процесами та інтегрувати її в щоденну фінансову роботу.
У підсумку клієнт отримав не просто облікову систему, а єдиний фінансовий контур, який підтримує операційну діяльність групи та формує основу для подальшого розвитку й масштабування фінансових процесів. Клієнт отримав єдину фінансову архітектуру, яка підтримує операційну діяльність групи та формує основу для подальшого розвитку й масштабування фінансових процесів.