Reface — група компаній із кількома юридичними особами в різних юрисдикціях. Операційна модель передбачає одночасну роботу з різними типами договорів, мультивалютними розрахунками та моделями нарахувань, що потребує узгодженого обліку й прозорої фінансової консолідації.
У такій структурі облікові процеси швидко ускладнюються: зростає частка ручних операцій, зокрема визнання відстрочених доходів і витрат виконується вручну, а розподіл за аналітичними рахунками потребує постійного контролю та додаткової обробки. У результаті процес звітування стає більш ресурсомістким, що збільшує часові витрати та навантаження на фінансову команду.
З часом накопичення складності в процесах почало впливати на швидкість формування управлінської звітності. Бізнес потребував єдиного рішення, яке консолідує облікові процеси в межах однієї платформи, синхронізує дані між компаніями та створить основу для подальшої автоматизації.
Старт проєкту: бізнес-цілі та контекст
На старті проєкту команда сфокусувалася на задачах, які прямо випливали зі складності фінансової моделі Reface та високого рівня ручної роботи в обліку. Ключовим запитом бізнесу було зниження операційного навантаження та створення єдиного контуру фінансового управління для групи компаній.
У цьому контексті було прийнято рішення про впровадження Odoo як єдиної платформи для управлінського та регламентованого обліку в групі Reface. Мета полягала в тому, щоб об’єднати всі фінансові процеси в одному середовищі та забезпечити цілісну роботу з даними між юридичними особами.
Окремий фокус проєкту був спрямований на автоматизацію рутинних операцій обліку. Зокрема, система мала зменшити обсяг ручних дій у щоденних процесах, включно з визнанням відстрочених доходів і витрат, а також спростити логіку їх розподілу в межах аналітичного обліку. У результаті Odoo розглядалася як основа для побудови більш керованої, узгодженої та масштабованої фінансової системи групи.
Що потрібно було вирішити?
Після визначення цілей проєкту команда перейшла до формування практичного переліку задач, спрямованих на побудову єдиної, узгодженої облікової системи для групи компаній Reface та зменшення залежності від ручних операцій у фінансових процесах. Основні напрями робіт включали:
- Створення єдиної системи для ведення управлінського та регламентованого обліку, що об’єднує всі фінансові процеси групи компаній Reface в одному середовищі.
- Стандартизація облікових підходів між різними напрямами та юридичними особами для уніфікації обробки операцій.
- Адаптація регламентованих процесів відповідно до вимог українського законодавства та трудового кодексу України.
- Формування регламентованої звітності без потреби додаткової консолідації даних поза системою.
- Підтримка різних моделей працевлаштування, сценаріїв нарахувань і виплат у межах групи компаній.
- Забезпечення мультивалютного обліку зі збереженням коректності фінансових даних.
- Зменшення частки ручних операцій, дублювання даних і ризиків помилок у фінансових процесах.
- Навчання команди клієнта та відпрацювання реальних бізнес-сценаріїв для роботи в системі Odoo.
У результаті цей перелік став базою для переходу від розрізнених облікових підходів до єдиної системної моделі фінансового управління, що підвищує керованість процесів, забезпечує прозорість даних і створює умови для масштабування облікової функції без втрати контролю та якості інформації.
Як підійшли до реалізації?
Для реалізації поставлених задач команда Self-ERP побудувала рішення на базі Odoo із використанням власного продукту "Облік для України". Підхід був сфокусований на створенні єдиної облікової системи для всієї групи компаній Reface, яка об’єднує управлінський і регламентований контури в одному середовищі.
Рішення включало такі ключові компоненти:
- налаштування управлінського обліку;
- ведення бухгалтерського та податкового обліку;
- автоматизацію ПДВ-обліку та регламентованої звітності;
- підтримку payroll-процесів;
- облік у межах 6 компаній групи;
- роботу з різними типами зайнятості та сценаріями виплат;
- підтримку мультивалютних операцій;
- функціональні доопрацювання під специфіку бізнесу клієнта;
- навчання фінансової та операційної команди.
У фокусі було об’єднання критичних облікових процесів у єдиному середовищі та забезпечення узгодженої взаємодії між компаніями групи. Окрему увагу приділили адаптації системи під внутрішні бізнес-процеси Reface та підготовці команди до роботи в новій операційній моделі.
Що впливало на впровадження?
Впровадження реалізовувалось для групи з шести компаній, які працюють у різних юрисдикціях та використовують кілька моделей взаємодії з працівниками та підрядниками. Система мала відображати цю операційну складність у єдиній обліковій логіці без втрати узгодженості даних між компаніями.
У фокусі проєкту були наступні аспекти:
- багатокомпанійна структура з необхідністю синхронізованого обліку між юридичними особами;
- різні типи працевлаштування та контрактних відносин;
- нарахування заробітної плати, бонусів, відпускних та компенсацій за послуги;
- мультивалютні розрахунки;
- деталізація витрат і доходів у розрізі аналітичних вимірів;
- внутрішньогрупові операції та специфіка їх облікового відображення.
З урахуванням цих факторів впровадження вийшло за межі стандартного налаштування Odoo і вимагало глибокої адаптації системи під реальні бізнес-процеси групи компаній Reface, щоб забезпечити цілісність, коректність і узгодженість фінансової моделі.
Як проходило навчання команди?
Частиною проєкту стало практико-орієнтоване навчання роботі в Odoo команди клієнта, сфокусоване на щоденних облікових процесах фінансової функції. План була побудована навколо реальних сценаріїв і охоплювала ключові операційні блоки системи.
Навчальна програма охоплювала такі блоки:
- загальна логіка облікової системи та використання аналітичних рахунків;
- робота з дебіторською заборгованістю, інвойсами та кредит-нотами;
- облік ПДВ в Україні, імпорт податкових накладних і формування декларації;
- робота з кредиторською заборгованістю, рахунками постачальників, prepaid expenses та кредит-нотами;
- банківські операції, імпорт виписок і зіставлення платежів;
- валютні операції та коригування курсових різниць;
- облік основних засобів;
- облік заробітної плати в Україні, включно з відпустками, бонусами, утриманнями та виплатами;
- внутрішньогрупові операції та їх відображення в системі.
Процес ґрунтувався на кейсах, максимально наближених до реальних бізнес-сценаріїв Reface. Такий підхід дозволив не лише опанувати функціональність системи, а й сформувати готовність команди до роботи в новому єдиному обліковому середовищі.
Як адаптували систему під бізнес?
Окремий блок робіт був присвячений адаптації стандартної логіки Odoo під операційні процеси Reface. Основний фокус полягав у тому, щоб система коректно відображала специфіку обліку групи та мінімізувала потребу в ручних операціях у щоденній роботі фінансової команди.
У межах доопрацювань було реалізовано:
- розширення облікових і кадрових сутностей додатковими полями;
- створення окремих друкованих форм і кнопок для специфічних процесів;
- автоматизацію окремих бухгалтерських та payroll-сценаріїв;
- автоматичний розподіл операцій за аналітичними рахунками на основі правил і automated actions, що усунуло ручне призначення аналітики;
- доопрацювання процесів штатного розпису, договорів, payslip і journal entry;
- підтримку аналітики за продуктом;
- формування кастомних звітів відповідно до потреб клієнта.
Ці зміни дозволили узгодити систему з реальними операційними процесами компанії та зробили роботу в Odoo більш структурованою та передбачуваною для фінансової команди.
Результати впровадження
Після впровадження Odoo Reface отримала централізоване облікове середовище для всієї групи компаній, яке об’єднало управлінський і регламентований контури та забезпечило узгоджену роботу з фінансовими даними.
Основні результати:
- впроваджено єдину систему управлінського та регламентованого обліку для групи компаній;
- автоматизовано бухгалтерський і податковий облік, включно з регламентованою звітністю;
- реалізовано підтримку multi-company та multi-currency середовища;
- консолідовано фінансові дані та забезпечено прозору управлінську аналітику;
- зменшено обсяг ручних операцій у фінансових процесах;
- знижено ризики помилок завдяки автоматизації та уніфікованим правилам обробки даних;
- підвищено контрольованість та стабільність облікової системи;
- підготовлено команду до роботи в єдиному обліковому середовищі.
У підсумку система вийшла за межі облікового інструмента і перетворилася на інфраструктурну основу фінансового управління групою, що забезпечує керованість, узгодженість і можливість масштабування облікової моделі без втрати контролю над даними.
"Впровадження Odoo з Обліком для України дозволило нам централізувати облік, підвищити якість аналітики та суттєво скоротити ручні операції. Ми автоматизували ключові процеси, зокрема облік за IFRS 15 і payroll для Дія City, а також уніфікували дані для звітності.
Повний перехід за близько 4 місяці — сильний результат. Але важливо розуміти, що успішне впровадження — це не лише про інтегратора, а й про високу залученість команди клієнта та підтримку менеджменту. Self-ERP при цьому забезпечує стабільну підтримку та розвиток системи".
Висновки
Кейс Reface показує, що Odoo у поєднанні з продуктом "Облік для України" може виступати базою для побудови єдиної облікової системи в межах групи компаній зі складною структурою, різними юрисдикціями, валютами та моделями взаємодії.
Досягнутий результат став можливим завдяки поєднанню стандартного функціоналу системи, точкових доопрацювань під специфіку бізнесу та практико-орієнтованого навчання команди. Такий підхід дозволив узгодити систему з реальними операційними процесами та інтегрувати її в щоденну фінансову роботу.
У підсумку клієнт отримав не просто облікову систему, а єдиний фінансовий контур, який підтримує операційну діяльність групи та формує основу для подальшого розвитку й масштабування фінансових процесів. Клієнт отримав єдину фінансову архітектуру, яка підтримує операційну діяльність групи та формує основу для подальшого розвитку й масштабування фінансових процесів.