Прев’ю кейсу
Проблематика: розрізнені інструменти ускладнювали облік і контроль даних у мультикомпанійній структурі.
Завдання: об'єднати ключові процеси в одній ERP-системі та перенести накопичені дані без втрати цілісності.
Виклики: потрібно було адаптувати єдину систему до кількох моделей обліку й організувати контрольований перехід.
Впровадження: проєкт реалізував офіційний партнер Oblik-ERP – компанія WEBA
Результат: клієнт отримав одне середовище для обліку й продажів, частину операцій в якому виконує сама система, і базу для наступних інтеграцій.
Знайомство з клієнтом
“ЕС СТОР” — українська компанія, основний напрям якої є оптова торгівля широким асортиментом товарів. Але цим її діяльність не обмежується. Паралельно бізнес веде будівництво житлових та нежитлових будівель, виконує електромонтажні роботи, займається монтажем систем опалення та кондиціонування, встановленням обладнання, інжиніринговою та технічною консультаційною діяльністю, а також торгує електронним й телекомунікаційним обладнанням та будівельними матеріалами.
Для кожного напряму діє своя логіка обліку, яку потрібно було коректно поєднати в межах мультикомпанійної структури та єдиної звітності.
З якими завданнями зіткнулася компанія?
Різнопланова діяльність у поєднанні з мультикомпанійною структурою поставила перед бізнесом конкретну вимогу: потрібен єдиний цифровий простір, де облік, продажі та склад працюють в одному середовищі, а не в кількох розрізнених системах.
З цієї вимоги виокремили конкретні цілі проєкту:
забезпечити коректну міграцію бухгалтерських даних та попередньої облікової історії;
систематизувати облік товарних залишків і ТМЦ за категоріями, атрибутами, цінами та візуальними характеристиками;
автоматизувати роботу з валютними операціями та оновлення курсів НБУ;
налаштувати CRM для роботи команди продажів із різними рівнями доступу для користувачів;
підготувати ERP до наступного етапу розвитку, а саме інтеграції з сайтом компанії.
Клієнт окремо наголосив на безпеці переходу. Тому зміни не вносили безпосередньо в робочу систему, а попередньо тестували в окремому середовищі та переносили лише після перевірки.
Також радимо до прочитання кейс Як Reface побудували єдину фінансову систему з “Обліком для України” на базі Odoo
Яку ERP-архітектуру обрали?
Для проєкту обрали зв'язку Odoo Enterprise та Oblik-ERP (раніше “Облік для України” від Self-ERP).
У цьому поєданні Odoo відповідає за операційний контур: продажі, товарний облік, фінансові дані, а також можливість надалі розширювати систему новими модулями й інтеграціями. Oblik-ERP доповнює платформу бухгалтерським обліком, адаптованим до українських вимог.
Окремо продумали мультикомпанійну структуру. Кожна юридична особа зберегла власну логіку обліку, налаштування та права доступу, а вся структура працює в межах однієї системи. У результаті фінансовий і товарний облік та CRM об'єднали в одному ERP-середовищі.
Як налаштовували систему крок за кроком?
Впровадження побудували поетапно: спочатку підготували структуру даних, потім виконали міграцію і лише після цього перейшли до налаштування робочих процесів.
Крок 1. Аудит та підготовка структури
Роботу почали з аудиту наявних облікових даних і визначення того, як їх варто організувати в новій системі. Команди узгодили структуру довідників, категорії товарів, атрибути, валютні налаштування та інші параметри, потрібні для подальшої міграції. Узгоджена наперед структура дала змогу привести дані до єдиної логіки ще до їх перенесення і уникнути повторного доопрацювання вже після запуску.
Крок 2. Перенесення даних
Після узгодження структури команда перенесла історичні та облікові дані з попередньої системи, зберігши їхню цілісність і забезпечивши коректну подальшу роботу з ними в Odoo та Oblik-ERP.
Крок 3. Тестування змін в окремому середовищі
Для безпечного впровадження створили окреме тестове середовище на основі робочої бази. Нові налаштування та зміни спочатку перевіряли там і лише після успішного тестування переносили в робочу систему. Такий порядок мінімізував вплив впровадження на поточні операції і згодом став постійною практикою роботи із системою.
Крок 4. Налаштування продажів і підготовка команди
На завершальному етапі налаштували CRM-процеси для відділу продажів, зокрема воронку та права доступу для користувачів. Паралельно команда підготувала відеоінструкції з основних сценаріїв роботи в системі — від закупівель до складського обліку. Відеоінструкції дали працівникам клієнта змогу самостійно опановувати функціональність і менше залежати від зовнішньої підтримки в щоденній роботі.
Корисним буде кейс Перехід з 1С на Odoo з модулем “Облік для України” у виробництві дронів
Який результат отримала команда?
Після запуску Odoo Enterprise та Oblik-ERP компанія перейшла від розрізнених інструментів до єдиного середовища для обліку, товарних операцій і продажів. Дані, які раніше зберігалися окремо або вимагали ручної роботи, тепер структуровані в одній системі та доступні відповідно до ролей користувачів.
Облік став централізованим. Історичні дані перенесли до нової системи та поєднали з поточним обліком. У результаті команда працює з актуальною й накопиченою інформацією в одному середовищі, без необхідності звертатися до окремих таблиць чи попередньої облікової системи.
Товарний облік отримав єдину структуру. Номенклатуру впорядкували за категоріями та атрибутами, а картки товарів доповнили необхідною інформацією, зокрема фото й цінами. Впорядкована номенклатура спростила роботу з товарними залишками і зробила дані про ТМЦ послідовнішими для різних користувачів системи.
Роботу з валютними операціями частково автоматизували. Замість ручного оновлення валютних курсів система автоматично завантажує актуальні курси НБУ, що скорочує кількість рутинних операцій та знижує ризик використання неактуальних значень в обліку.
Продажі перевели в CRM. Для відділу налаштували та протестували воронку, а права доступу розмежували за ролями користувачів. У команди з'явилося спільне середовище для ведення роботи з клієнтами та контролю руху угод між етапами.
Знання про роботу із системою зафіксували у відеоінструкціях. Замість залежності від окремих співробітників клієнт отримав базу навчальних матеріалів із основних процесів. Нові й поточні користувачі можуть самостійно повертатися до інструкцій та освоювати роботу із закупівлями, складом та іншими функціями.
У підсумку компанія отримала єдину основу для щоденної роботи з фінансами, товарами та продажами замість набору розрізнених інструментів. При цьому архітектура залишає можливість надалі розширювати функціональність.
Які наступні етапи проєкту?
Проєкт продовжує розвиватися. Наступні кроки зосереджені на розширенні інтеграцій і деталізації доступів для різних команд.
Один із запланованих кроків — інтеграція Odoo з сайтом компанії. Вона має створити єдиний контур обміну даними між зовнішнім цифровим каналом і внутрішньою ERP-системою та скоротити кількість ручних операцій між ними.
Окремий напрям — подальше налаштування рольової моделі доступу. Для різних підрозділів планують визначити власні рівні прав відповідно до їхніх задач. Зокрема, окремі команди працюватимуть без доступу до бухгалтерської інформації, а для інженерних підрозділів буде сформовано окремий набір доступів до потрібних їм даних і процесів.
Підсумок
У межах проєкту для клієнта було побудоване єдине ERP-середовище на базі Odoo Enterprise та Oblik-ERP, яке охоплює фінансовий і товарний облік та CRM для всіх юридичних осіб компанії. Компанія отримала централізовану роботу з даними, автоматизацію частини рутинних операцій, структурований товарний облік і підготовлену CRM для відділу продажів.