На Ukrainian ERP Forum 2026 команди Oblik-ERP та Self-ERP представили спільний кейс виробничого підприємства, де регламентований облік працює в одній ERP-системі з операційними процесами.
Проєкт представили Наталія Катеринець, операційна директорка Self-ERP і консультантка з впровадження Oblik-ERP, та Олена Лупач, експертка з продукту Oblik-ERP.
Вихідні умови проєкту
Назву компанії не розкриваємо через умови конфіденційності. Це велике виробниче підприємство, яке на момент старту проєкту активно масштабувалося. Впровадження почалося у 2024 році, коли в компанії працювало близько 300 працівників. Відтоді зросли і штат, і обсяги виробництва.
Сьогодні в ERP працює понад 80 користувачів із різних функціональних напрямів. Виробничий процес складається з кількох послідовних етапів, а підприємство виконує держзамовлення.
Такий контекст сформував окремі вимоги до обліку. Система мала підтримувати регламентований облік, забезпечувати точне відображення витрат на різних етапах виробництва, простежуваність даних й потрібну деталізацію для роботи з держзамовленнями.
Рекомендуємо також ознайомитися з кейсом Як Reface побудували єдину фінансову систему з “Обліком для України” на базі Odoo
Єдина система для операцій та обліку
У багатьох ERP-проєктах операційні процеси, зокрема виробництво, закупівлі та продажі, автоматизують в системі, а бухгалтерський облік продовжують вести в окремій системі. У такій схемі дані потрібно передавати між системами, контролювати розбіжності та в окремих випадках вносити повторно.
У цьому кейсі операційна діяльність і регламентований облік працюють в єдиному контурі.
“ERP найчастіше впроваджують лише для операційної діяльності, а тут усі процеси в одній системі, відображаються в облікових даних, і компанія має все в єдиній системі”.
Для бухгалтерії це змінило сам процес роботи. Значна частина первинної інформації з’являється в системі під час операційної діяльності.
“Бухгалтерія тепер не вносить усе самостійно, а більшу частину інформації отримує з операційної діяльності, яку в системі реєструють інші користувачі”.
За тим самим принципом у спільну площину включили ремонти, які раніше обліковували окремо.
Контрактна собівартість та серійний облік
Робота з державними контрактами вимагає бачити фінансовий результат не лише по підприємству загалом, а й у розрізі окремих контрактів. Для цього потрібно точно визначати собівартість продукції та витрати, які належать до конкретного замовлення.
У цьому проєкті собівартість деталізується до рівня окремих компонентів. Система враховує вартість складників готової продукції та розподіляє загальновиробничі витрати між різними рівнями виробництва — готовими виробами, напівфабрикатами та компонентами.
Для багатоетапного виробництва така деталізація дає змогу побачити, на якому кроці сформувалися витрати або виникло відхилення, а не отримувати лише підсумкову суму після завершення виробничого циклу.
Окремо ведеться облік за серійними номерами для більшості компонентів. Завдяки цьому для готового виробу можна простежити, які саме компоненти були використані, зокрема й ті, що входили до складу напівфабрикатів.
Корисно до прочитання Як “безболісно” перейти від прототипу до серійного MilTech-виробництва?
Автоматизація нарахування зарплати
На старті проєкту в компанії працювало близько 300 людей, зараз — понад 700. У системі близько 740 діючих контрактів. Попри збільшення обсягу розрахунків, щомісячний цикл нарахування зарплати в системі залишається коротким.
Для кожного працівника ведеться картка з кадровими даними та інформацією для військового обліку. Працівників розподіляють за підрозділами та посадами, після чого бухгалтерія може виконувати групове нарахування та групову виплату. Банківська виписка синхронізується із системою.
Розрахунок відпускних, лікарняних, середнього заробітку та резерву відпусток система виконує автоматично. Тому основний обсяг роботи припадає на початкове налаштування правил і коректне перенесення даних.
Окремої уваги під час впровадження потребували два завдання:
- Перенесення вхідних залишків і даних про середню зарплату, які надалі використовуються в розрахунках
- Налаштування самого процесу нарахування.
Перехід на нову систему підприємство перевіряло паралельним розрахунком. Певний час зарплату нараховували одночасно у двох системах та порівнювали результати. Водночас зведену звітність формували в Oblik-ERP, оскільки її звіти покривали ширший набір потрібних даних.
Дізнайтеся більше про те, Як обрати альтернативу 1С/BAS? Критерії вибору
Облік сервісу й гарантійних резервів
Сервіс і ремонти підключили на другому етапі проєкту. На той момент у системі вже працювало виробництво і був налаштований облік за серійними номерами реалізованої продукції. Завдяки цьому під час ремонту можна побачити історію конкретного виробу та простежити його до попередніх етапів виробництва.
“Під час кожного ремонту можна побачити, кому продали виріб, які компоненти в ньому були, і дійти до перших етапів виробництва”.
Для бухгалтерії різні типи ремонтів обліковуються окремо: вони розподіляються на різні бухгалтерські рахунки, елементи журналу та аналітику. Усі витрати на сервісне обслуговування також реєструються в бухгалтерському обліку.
Окремо в системі закрито вимогу П(С)БО щодо резерву на гарантійне обслуговування. У системі видно резерв, створений у момент продажу, і фактичні витрати, які відносяться на його використання. Це дає змогу порівнювати суму резерву з фактичними витратами на гарантійні ремонти.
Сервісний портал об’єднує заявки, їхні статуси та коментарі співробітників. Бухгалтер може відкрити всю комунікацію за заявкою та погодити або відхилити зміни.
Результати впровадження в цифрах
Команда навела кілька показників, які показують масштаб використання системи. Близько 90% базового функціоналу Oblik-ERP задіяно клієнтом, 83% бухгалтерських записів формуються автоматично, а 71 автоматична дія дозволила закрити частину вимог налаштуванням без розробки. У базі вже 3,6 млн бухгалтерських записів, понад 610 тис. рухів запасів і понад 30 тис. виробничих замовлень.
Окремим підтвердженням якості впровадження команда назвала зовнішній аудит.
“Нещодавно підприємство пройшло аудит одного з представників Великої четвірки, і на практично всі запитання відповідь знайшлася в системі”.
Команда також відзначила можливості, цінність яких для користувачів виявилася вищою, ніж очікували під час впровадження. Серед них — чат усередині документа, який зберігає історію змін і комунікацію, наскрізна аналітика, що поєднує серійні номери, зв’язки між документами та облікові дані, а також аналітика регламентованого обліку, де бухгалтер може дійти до першоджерела й побачити невідповідність.
Ще одна можливість — конструктор звітів. Власні звіти можуть створювати й донастроювати не лише бізнес-аналітики, а й користувачі після навчання.
У результаті частина ефекту від системи проявилася вже під час щоденної роботи: користувачі отримали інструменти для комунікації, перевірки даних і роботи зі звітністю без постійного залучення розробки.
Три висновки з кейсу
- Регламентований бухгалтерський облік може працювати в одній ERP-системі з виробництвом, закупівлями, продажами та сервісом, а значна частина даних надходить у бухгалтерію без повторного внесення.
- Якість початкових налаштувань і послідовність впровадження визначають подальший рівень автоматизації. Особливо це видно на зарплаті, виробництві та сервісному обліку.
- Зрілість системи проявляється у деталізації й простежуваності даних: від собівартості за контрактом до історії конкретного виробу та інформації, потрібної під час зовнішнього аудиту.
Найближчим часом повний запис виступу з Ukrainian ERP Forum 2026 буде доступний на YouTube-каналі форуму. Слідкуйте за оновленнями.