Ольга Сомова
Редакторка блогу Oblik-ERP
Прев’ю кейсу
- Проблематика: розрізнені Excel-таблиці та відсутність єдиної системи для ведення бухгалтерського, управлінського й донорського обліку.
- Завдання: налаштувати облік для двох юридичних осіб, реалізувати проєктне та донорське бюджетування з план-фактним аналізом, а також автоматизувати банківські операції й розрахунки з ФОП.
- Виклики: врахувати вимоги міжнародних аудиторів до прозорості обліку, специфіку роботи неприбуткової організації та особливості мультивалютного бюджетування.
- Впровадження: проєкт реалізував офіційний партнер Oblik-ERP – компанія One Service Consulting.
- Результат: Philanthropy in Ukraine отримала єдину ERP-систему для бухгалтерського, управлінського та донорського обліку з прозорим контролем бюджетів і витрат.
*Oblik-ERP – це розвиток проєкту "Облік для України", який розпочався в межах Self-ERP і переріс у самостійний продукт для українського бізнесу.
Знайомство з клієнтом
Philanthropy in Ukraine – громадська організація, яка розвиває екосистему філантропії в Україні та зміцнює довіру між донорами, неприбутковими організаціями та суспільством.
Команда організації створила платформу верифікації та оцінювання українських неурядових організацій (НУО), запускає освітні програми, досліджує неприбутковий сектор, формує професійні спільноти й відкриває доступ до даних про діяльність громадських об'єднань.
Місією Philanthropy in Ukraine є модернізація екосистеми філантропії відповідно до міжнародних стандартів, що зробить роботу неприбуткових організацій видимішою, системнішою та ефективнішою.
Які завдання стояли перед командою?
До впровадження ERP-системи фінансова інформація Philanthropy in Ukraine зберігалася в Excel-таблицях та неоцифрованих джерелах. Організації не вистачало єдиного простору, який об'єднав би бухгалтерський, управлінський і проєктний облік та вибудував прозорий цикл, починаючи від планування бюджетів до звітності перед командою, донорами й іншими стейкхолдерами.
Особливо важливою була можливість бачити рух коштів одразу в трьох розрізах: за проєктом, за донором і за бюджетною лінією. Додатково Philanthropy in Ukraine вела дві юридичні особи з різними моделями діяльності: саму громадську організацію, що отримує гранти та субгранти, і новостворене ТОВ, яке надає комерційні освітні та інші послуги. Обидва контури обліку мали працювати в єдиній логіці.
Радимо також до прочитання опис кейсу Впровадження "Облік для України" для української DefTech-компанії
З якими викликами зіткнулися під час проєкту?
Перехід на нову систему ускладнювався одразу кількома факторами:
- у організації не було повноцінної облікової системи;
- облік мав врахувати специфіку неприбуткової організації та розрахунки з великою кількістю ФОП;
- бюджетування і звітність мали вестися одночасно у гривні та у валюті донора;
- стандартна модель бюджету Odoo дозволяла використовувати лише одну аналітику одночасно, тоді як тут було потрібно декілька;
- ERP мала гарантувати зберігання підтверджувальних документів і прозорість даних для майбутніх міжнародних аудитів.
Яке рішення запропонували?
Основою рішення стала система Oblik-ERP ("Облік для України" від Self ERP), побудована на Odoo Enterprise 17 і розгорнута у хмарному середовищі Odoo.sh.
В одній базі налаштували облік для двох юридичних осіб:
- громадської організації;
- товариства з обмеженою відповідальністю.
Для кожної юридичної особи окремо налаштували:
- картку компанії;
- банківські рахунки;
- журнали обліку;
- схему оподаткування;
- облікові параметри.
Контакти в системі впорядкували за основними категоріями:
- донори;
- партнери;
- бенефіціари;
- члени команди, які співпрацюють із компанією як ФОП.
У системі налаштували ключові фінансові процеси для громадської організації та ТОВ. Вони охопили бухгалтерський облік, банківські операції й завантаження виписок, погодження вихідних платежів, нарахування заробітної плати, а також розрахунки з командою, що працює як ФОП, і зовнішніми виконавцями.
Окремо організували облік основних засобів, нематеріальних активів і малоцінних предметів. Документи та вкладення зберігаються безпосередньо у відповідних операціях, а дані системи використовуються для формування бухгалтерської та аналітичної звітності.
Процес погодження витрат перенесли до модуля "Купівлі". Відповідальний співробітник створює заявку, після чого її перевіряє та погоджує користувач із відповідними правами. Завдяки цьому комунікацію в чатах замінив прозорий і контрольований процес у системі.
На якій платформі реалізували рішення?
Odoo Enterprise стала єдиною платформою для роботи з даними про юридичні особи, контрагентів, банківські операції, бюджети, документи та аналітику.
Oblik-ERP (“Облік для України” від Self ERP) розширила стандартні можливості Odoo функціональністю, необхідною для ведення обліку відповідно до українських вимог. Система охоплює бухгалтерські операції, валютний облік, нарахування заробітної плати, облік основних засобів, нематеріальних активів і малоцінних предметів, а також формування регламентованої звітності.
Поєднання Odoo та Oblik-ERP дало змогу вести управлінський та бухгалтерський облік в одній системі. Інформацію про операцію вносять один раз, після чого вона використовується для бухгалтерських проведень, аналітики, контролю бюджетів і підготовки звітності.
Корисно буде ознайомитится з кейсом, який показує Як Reface побудували єдину фінансову систему з “Обліком для України” на базі Odoo
Як врахували специфіку донорських бюджетів?
Одним із ключових завдань проєкту стало налаштування донорського бюджетування. У системі організували аналітику за проєктами, донорами та бюджетними лініями, щоб відстежувати рух коштів, контролювати залишки й порівнювати планові витрати з фактичними.
Також було розширено бюджетну модель. До неї додали кілька аналітичних вимірів, валюту бюджету та механізм перерахунку за історичним курсом продажу валюти.
У результаті організація отримала окремі бюджети для кожного проєкту, зведений річний бюджет та можливість формувати звітність у валюті донора.
З яких етапів складалося впровадження?
Проєкт реалізували за гнучкою методологією в моделі Time and Material.
Крок 1. Аналіз та моделювання процесів
У квітні 2026 року команда визначила цілі проєкту, сформувала реєстр бізнес-процесів і змоделювала ключові сценарії в тестовій базі. Функціональність, якої не було у стандартній версії Odoo, винесли в окреме технічне завдання.
Крок 2. Налаштування системи
У травні підготували робочу базу, перенесли початкові дані та залишки, створили облікові записи користувачів і налаштували права доступу.
Крок 3. Навчання та запуск
У червні проведено практичне навчання команди. Після цього Philanthropy in Ukraine перейшла до самостійної роботи в системі, а команда впровадження продовжила супровід.
Яких результатів досягнуто?
У результаті впровадження Philanthropy in Ukraine відмовилася від розрізнених Excel-таблиць й приватних записів на користь єдиної ERP-системи з централізованими даними та формалізованими процесами.
Основні результати проєкту:
- налаштовано бухгалтерський облік громадської організації;
- підготовлено окремий обліковий контур для ТОВ із початку його діяльності;
- реалізовано бюджетування за проєктами та донорами;
- забезпечено контроль витрат у розрізі бюджетних ліній;
- налаштовано план-фактний аналіз і роботу з валютними бюджетами;
- автоматизовано банківські операції, нарахування заробітної плати та розрахунки з ФОП;
- перенесено початкові дані й залишки;
- створено основу для централізованого зберігання підтверджувальних документів і проходження аудиторських перевірок;
- проведено навчання команди та організовано подальший супровід.
“Oblik ERP разом з Odoo – це саме те, що ми шукали для комплексного і прозорого управління організацією”.
“Впевнені пропонувати нашим клієнтам рішення Oblik ERP, як альтернативу на заміну 1С/BAS”
Практичну готовність системи підтвердила робота бухгалтера в продуктивній базі ще під час навчання. Вона створювала документи за попередні періоди та перевіряла налаштовані процеси на реальних операціях. Такий підхід показав, що система не лише технічно підготовлена, а й придатна для щоденного використання.
Проєкт завершили в межах запланованих термінів і бюджету. Philanthropy in Ukraine отримала єдину систему для бухгалтерського, управлінського та донорського обліку з прозорим контролем бюджетів та витрат.