23 липня ми провели відкритий вебінар про Oblik-ERP і показали, як система працює на практиці. Під час трансляції учасники в чаті ставили конкретні запитання.
Для цього матеріалу ми відібрали 15 запитань, які найкраще відображають те, що справді цікавило аудиторію, зокрема практичні сценарії обліку та питання, відповіді на які допомагають зрозуміти логіку системи.
Загальні можливості та логіка обліку
1. Чи можна вести облік кількох компаній в одній базі одночасно?
Так, система підтримує мультикомпанійний режим. Облік кількох компаній ведеться в одній базі, і працювати з ними можна одночасно – за наявності відповідних прав доступу.
2. Чи можна працювати у спрощеному режимі — без ланцюжка "Комерційна пропозиція → Замовлення → Відвантаження"?
Це залежить від того, що ви продаєте. Якщо йдеться про послуги – так, рахунок можна оформити одразу, без комерційної пропозиції, замовлення чи відвантаження. У послуги немає складського руху, тож спрощений режим нічого не порушує.
Якщо йдеться про товари – для коректного обліку потрібен документ відвантаження. Справа не в бюрократії заради процесу: саме цей документ фіксує списання товару зі складу і, при автоматичній оцінці запасів, собівартість. Без нього кількість на складі та фінансовий облік розійдуться з реальністю.
Працювати взагалі без замовлень система теж дозволяє. Але такі проведення оминатимуть складські записи і контроль наявності товарів – це слід враховувати, обираючи спрощений сценарій.
3. Чи можна вести взаєморозрахунки з контрагентами через рахунки обліку авансів (68 і 37)?
Ні, такої можливості немає. Взаєморозрахунки одразу ведуться на рахунках 361 та 631, а в балансі дебетові й кредитові залишки відображаються окремо – в активі та пасиві.
Додавати облік через рахунки авансів наразі не планується. Причина технічна: звіт "Розрахунок ПДВ" побудований саме на використанні рахунків 361 і 631.
ПДВ і податковий облік
4. Як в Oblik-ERP влаштований облік ПДВ і формування податкових накладних?
У системі доступні два методи – перша подія і касовий. Першу подію можна відслідковувати у трьох режимах: загалом по контрагенту, у розрізі договорів або у розрізі замовлень. Режим встановлюється на картці контрагента, причому окремо для продажів і для закупівель.
Далі програма самостійно формує податкові накладні – звичайні, зведені, експортні, роздрібні – та коригування до них. Готові документи вивантажуються у M.E.Doc, а виписку з ЄРПН можна завантажити назад: вона оновлює дати реєстрації й показує розбіжності.
5. Чи реалізований пропорційний розподіл ПДВ за статтею 199 ПКУ?
Базовий функціонал пропорційного ПДВ уже працює. Ви самостійно вказуєте коефіцієнт ЧВ (частку використання), а система формує зведені податкові накладні та розрахунки коригування при обов'язковому річному перерахунку.
У найближчих оновленнях команда планує вдосконалити пропорційний ПДВ закриваючими проводками: нараховані умовні податкові зобов'язання відноситимуться на витрати (рахунок 949) або включатимуться до первісної вартості капітальних інвестицій (рахунок 15). Також у розробці новий функціонал компенсуючого ПДВ за статтею 198.5 ПКУ.
6. Які звіти дозволяють проаналізувати ПДВ і чи враховуються податкові накладні, виписані вручну?
Основний інструмент – звіт "Розрахунок ПДВ". Він будується по контрагентах і документах та показує дату першої події, суми Дт/Кт і сальдо, суму ПДВ, підсумок по виписаних накладних, а також окремо операції з нерезидентами. Усі операції видно в розрізі відповідної аналітики: якщо при оплаті вказано рахунок 361 і відповідну аналітику, ці суми одразу відображаються у звіті. З цього ж звіту можна масово створити податкові накладні за період.
Податкові накладні, виписані вручну, система враховує і не дублює автоматично – тобто ручні особливості не "затираються" при масовому формуванні.
Поруч працюють ще кілька інструментів: звіт «Декларація з ПДВ» за період з додатками 1-6, уточнюючим розрахунком і вивантаженням у XML; реєстр «Податкові зобов'язання» з переліками ПН і РК; реєстр «Податковий кредит» з накладними постачальників, їх імпортом з XML та оновленням дат реєстрації з ЄРПН. Обидва реєстри підтримують фільтри й групування. Додатково доступні стандартні звіти Odoo — оборотно-сальдова відомість і журнал проводок по рахунках ПДВ із переходом на самі проводки.
Рекомендуємо також ознайомитися з дослідженням на тему Залежність від 1С/BAS: чому український бізнес відкладає перехід та чим це загрожує?
Склад, собівартість і ЗЕД
7. Що відбувається з собівартістю за ФІФО, якщо провести документ минулим періодом, після якого вже були списання?
Перерахунку не буде. Послідовність партій задає складський рух, а не бухгалтерський документ. Вартість видаткового руху розраховується один раз — у момент підтвердження і зберігається на ньому; зворотного перерахунку у 19-й версії немає.
На практиці це означає, що складський рух заднім числом стає в чергу за своєю датою і впливає лише на наступні списання. Вартісний документ минулим періодом уточнює суму надходження, але різниця у вже списані партії не перетікає. Провести минулою датою система дозволить, якщо період не закритий, – наслідки будуть саме в оцінці. Там, де датувати заднім числом справді потрібно (класичний випадок – річна інвентаризація, яку вносять 02.01 за 31.12), передбачена контрольована зміна дати на складському рухові.
Якщо оцінку потрібно виправити, це робиться не перепроведенням – складські рухи в чернетку не повертаються, а дією «Скоригувати оцінку» на самому рухові: створюється окремий запис із датою, автором і обґрунтуванням. Кнопки «перебудувати всю хронологію» немає навмисно, як і механізму групового перепроведення для вирівнювання послідовності: правильний порядок проведення документів забезпечується організацією процесу. Масовими діями можна вирівнювати послідовність нумерації документів.
8. Як ведеться валютний облік і облік імпортних закупівель?
Облік у різних валютах підтримується. Для імпорту собівартість розраховується за правилом першої події: система фіксує курс валюти на дату авансового платежу та/або на дату визнання активів і витрат в обліку.
Окремо реалізована робота з ВМД – реєстрація даних про мито, імпортний ПДВ і митні збори. Митні платежі розподіляються пропорційно вартості між усіма номенклатурними рухами надходження за допомогою функціоналу додаткових витрат і таким чином формують собівартість товару на складі. Курсові різниці з постачальником-нерезидентом розраховуються і проводяться автоматично при оплаті або закритті заборгованості.
Дізнайтеся більше про те, Як змінився український IT-ринок? Ретроспектива п'яти років, аналіз трендів та сьогодення
Основні засоби
9. Як у системі створюються та обліковуються основні засоби, зокрема в розрізі МВО і підрозділів?
Ознака основного засобу ставиться на картці номенклатури: якщо така відмітка є, при купівлі картка основного засобу створюється автоматично. Якщо об'єкт зібраний з кількох покупок, наприклад, комплектуючі до сервера, який вводиться в експлуатацію як один об'єкт, до однієї картки основного засобу можна приєднати кілька документів купівлі.
Облік у розрізі матеріально відповідальних осіб і підрозділів також є: за допомогою документа інвентаризації можна оцінити основні засоби в розрізі відділів та відповідальних. Операція передачі між МВО передбачена, і для неї є друкована форма.
Зарплата і кадри
10. Чи є облік зарплати в розрізі підрозділів і що означає розрахунок "у розрізі однієї структури"?
Так, зарплату можна рахувати в розрізі підрозділів: працівників для розрахунку відбирають за відділом і навіть за посадами, якщо потрібні окремі розрахунки. Але у 19-й версії груповий розрахунок виконується в розрізі однієї структури зарплати.
Що це означає на практиці. Розрахунки для працівників здійснюються на основі записів їхніх діючих контрактів за структурою зарплати. У новому меню 19-ї версії ви спочатку обираєте структуру зарплати, і вже за нею система робить вибірку працівників. Якщо у компанії є додаткові структури, наприклад, для розрахунків за ЦПХ або для гіг-спеціалістів, це будуть окремі розрахунки. Для Дія Сіті передбачені окремі структури для розрахунків із працівниками та гіг-спеціалістами.
Розрахункову відомість можна сформувати за відділом, за одним співробітником або за кількома обраними окремо.
11. Як організувати виплату зарплати, якщо компанія працює з кількома банками?
Для кожного банку формується окремий груповий платіж. При його створенні користувач самостійно відбирає працівників, яким здійснюватиметься виплата, та обирає відповідний журнал банку – так виплати розводяться по банках.
Автоматичного розподілу працівників між банками зараз немає. Окремий модуль для експорту платіжних доручень у банки перебуває в роботі.
Корисною буде чекліст на тему Як обрати альтернативу 1С/BAS? Критерії вибору
Банк та рух грошових коштів
12. Як у системі проводяться банківські операції, окрім розрахунків з клієнтами і постачальниками – виплата зарплати, підзвіт, кредити, депозити?
Незалежно від бізнес-процесу, фактичне проведення банківських операцій здійснюється через банківські виписки у відповідному журналі «Банк/Готівка». Далі відрізняється лише те, з якими документами ці виписки узгоджуються.
Виплата заробітної плати проходить через окремі або групові платежі з подальшим узгодженням банківської виписки з розрахунковими листками. Видача підзвітних коштів і відшкодування витрат – через платежі працівникам, які потім закриваються авансовими звітами або документами витрат. Погашення кредитів, сплата відсотків, розміщення депозитів та інші банківські операції проводяться як банківські платежі з відповідною бухгалтерською кореспонденцією.
Для типових операцій кореспонденцію можна налаштувати заздалегідь – відповідною моделлю у банку.
13. Чи можна автоматизувати заповнення статей руху грошових коштів?
Так. Ви створюєте правило з критеріями – контрагент, категорія контрагента, префікс рахунку, товар, категорія товару, компанія – і стаття підставляється на банківські та касові проводки автоматично.
Крім того, є масове присвоєння: у списку проводок ви обираєте потрібні рядки, викликаєте дію оновлення статті РГК і задаєте її одразу для всіх.
Звітність та інтеграції
14. Які бухгалтерські звіти та регламентована звітність доступні в системі?
З бухгалтерських звітів доступні оборотно-сальдова відомість, оборотно-сальдова відомість по рахунку, Головна книга, Баланс і Звіт про фінансові результати. Додаткові звіти можна створювати самостійно за допомогою зведених таблиць в елементах журналу. Щодо аналізу субконто: вже є рішення «ОСВ по рахунку» з можливістю зручних групувань, а розширення цього напряму буде доступне в наступних оновленнях.
Регламентована звітність охоплює кілька блоків. Фінансова звітність – Баланс Ф1 і Ф1-м, Звіт про фінансові результати Ф2 і Ф2-м. По ПДВ – декларація з додатками 1–6, уточнюючий розрахунок, вивантаження у XML, а також податкові накладні й коригування у XML для реєстрації в ЄРПН. Зарплатна звітність — об'єднана звітність з ПДФО, ЄСВ і військового збору: Податковий розрахунок з додатками 1–6, включно з 4ДФ, у двох редакціях форми, з вивантаженням у XML.
У найближчих реалізаціях – декларація ФОП для неплатника ПДВ і декларація з податку на прибуток.
15. Які є можливості інтеграції: завантаження банківських виписок за API, обмін з іншими системами, SAF-T?
Завантаження банківських виписок за API реалізується через партнерські модулі по роботі з банками. Базово доступне завантаження виписок через файл.
Обмін з іншими обліковими системами можливий через API: налаштувати його можна з будь-якими системами, які теж мають API.
Що стосується SAF-T – для формування звітів SAF-T UA команда рекомендує користуватися послугами сторонніх компаній, які спеціалізуються на цьому типі звітності.
Переглянути повний запис вебінару можна також на нашому YouTube каналі