4.1 Базові налаштування

Базові налаштування для обліку дебіторської та кредиторської заборгованості

1. Налаштування плану рахунків

Перш ніж починати роботу із заборгованостями, необхідно перевірити налаштування відповідних рахунків у плані рахунків.

Бухгалтерія → Налаштування → План рахунків

Кожен рахунок, який буде використовуватись для обліку заборгованостей, має бути налаштований правильно:

Тип рахунку визначає, в якому розділі звітності він відображається і як поводиться в системі:

• Рахунки обліку дебіторської заборгованості (361, 362 тощо) — тип «Дебітор»
• Рахунки обліку кредиторської заборгованості (631, 632 тощо) — тип «Кредитор»
• Рахунок розрахунків із підзвітними особами (372) — тип «Кредитор», оскільки підзвітна особа для системи є кредитором компанії

Поле «Дозволити узгодження» — обов'язково має бути увімкнене для всіх рахунків заборгованостей. Саме ця відмітка активує механізм звіряння (reconcile), без якого неможливо зв'язати оплату з документом-підставою.

2. Довідник Контакти

Довідник Контакти — це центральний реєстр усіх контрагентів системи: покупців, постачальників, співробітників, банків тощо. В контексті обліку заборгованостей картка контакту є відправною точкою — саме тут зберігаються дані, які автоматично підставляються в документи.

Контакти → Контакти → Створити

Як створити контакт

У картці контакту заповнюються такі основні поля:

• Назва — повна назва компанії або ПІБ фізичної особи
• Тип — Компанія або Індивідуальна особа. Якщо контагент є юридичною особою, обирайте «Компанія» — до неї можна додавати контактних осіб
• Адреса — юридична адреса, яка потрапляє у друковані форми документів
• ІПН / ЄДРПОУ — податковий номер контрагента (вкладка «Продажі та купівля» або поле у головній секції залежно від локалізації)
• Банківські реквізити — додаються через кнопку «Зберегти» → вкладка «Рахунки» або через дію «Банківські рахунки». Використовуються при формуванні платіжних доручень.

Вкладка «Продажі та купівля»

Ця вкладка є ключовою для налаштування поведінки контрагента в обліку заборгованостей:

Рахунки за замовчуванням:

• Рахунок дебітора — рахунок, який автоматично підставляється в інвойси продажу та банківські виписки при надходженні оплати від цього контрагента (наприклад, 361)
• Рахунок кредитора — рахунок, який підставляється в інвойси закупівлі та платежі постачальнику (наприклад, 631)

Якщо для конкретного контрагента застосовується нестандартний рахунок — наприклад, розрахунки ведуться в іноземній валюті і використовується 362 замість 361 — це вказується саме тут. В усіх інших випадках можна залишити поле порожнім, і система використає рахунок за замовчуванням із налаштувань журналу.

Умови оплати:

• Умови оплати покупця — наприклад, «30 днів», «Передоплата 50%». Автоматично підставляються у рахунки продажу і впливають на дату очікуваного платежу
• Умови оплати постачальника — аналогічно для вхідних інвойсів

Умови оплати впливають на звіти старіння заборгованості (Aged Receivable / Aged Payable) — система розраховує прострочення саме від дати, визначеної умовами оплати.

Контактні особи та підрозділи

Якщо контрагент є компанією, до неї можна додати кілька контактних осіб із різними ролями: бухгалтер, менеджер, директор тощо. Для кожної особи можна вказати окрему адресу, телефон, email. Це дозволяє налаштувати, кому саме надсилатимуться рахунки, а кому — комерційні пропозиції.

Вкладка «Внутрішні нотатки»

Тут можна залишити довільні коментарі про контрагента — умови співпраці, особливості розрахунків, будь-яку іншу корисну інформацію для команди.

3. Журнали обліку заборгованостей

Виникнення заборгованостей фіксується у відповідних журналах:

• Дебіторська заборгованість — журнали з типом «Продажі»
• Кредиторська заборгованість — журнали з типом «Купівля»

У налаштуваннях кожного журналу вказується рахунок за замовчуванням для дебіторів або кредиторів. Саме він підставляється в документи, якщо в картці контрагента рахунок не вказано.

4. Узгодження (Reconcile) — що це і як працює

Що таке узгодження? Узгодження (reconcile) — це механізм Odoo, який дозволяє зв'язати між собою дебетові та кредитові записи по одному рахунку для одного контрагента, щоб «закрити» заборгованість.

Простіше кажучи: коли покупець оплачує рахунок, система повинна «зрозуміти», що ця оплата погашає саме той конкретний інвойс. Це і є узгодження.

Механізм доступний лише для рахунків із увімкненою відміткою «Дозволити узгодження».

Як це працює на практиці

Розглянемо типову ситуацію з дебіторською заборгованістю:

Крок 1. Виставлено інвойс покупцю на 50 000 грн. Система створює проводку:

Дт 361 (Покупець А)               50 000

Кт 702                                        50 000

На рахунку 361 з'являється дебетове сальдо — заборгованість покупця.

Крок 2. Покупець оплачує. Через банківську виписку система формує проводку:

Дт 311                                      50 000

Кт 361 (Покупець А)             50 000

На рахунку 361 з'являється кредитовий запис на ту саму суму.

Крок 3 — узгодження. Система зв'язує дебетовий запис (інвойс) і кредитовий запис (оплата) між собою. Після цього:

• Обидва записи отримують статус «Узгоджено»
• Залишок по рахунку 361 для цього контрагента стає 0
• Інвойс отримує статус «Оплачено»

Якщо оплата часткова — наприклад, покупець сплатив лише 30 000 з 50 000 — система узгодить записи частково, а інвойс отримає статус «Частково оплачено». Залишок 20 000 продовжує рахуватись як відкрита заборгованість.

Де відбувається узгодження

Узгодження в Odoo може відбуватися:

• Автоматично — при обробці банківської виписки, якщо система знаходить відповідний інвойс за сумою та контрагентом
• Вручну — через кнопку «Узгодити» у картці контрагента або в журнальній операції

Переглянути стан узгодження по контрагенту можна через Бухгалтерія → Звітність → Дебітори або Кредитори — там відображаються всі відкриті (неузгоджені) записи.